Как менеджеры проектов должны реагировать на кризис?

Какие навыки нужны для управления проектами в эпоху кризиса и в последующие за ним периоды?

Экономика находится в состоянии шока, при этом предсказать все последствия коронакризиса на данном этапе едва ли возможно. Ясно лишь, что убытки терпят очень многие отрасли. Сегодня основная и всеобщая цель – быстрое и устойчивое восстановление всех процессов, и для этого необходимо профессиональное кризисное управление проектами. 

Профессор Мартина Хюманн, занимающая пост академического директора программы Professional MBA Project Management в WU Executive Academy, проанализировала текущую ситуацию и выяснила, что проектным менеджерам следует предпринимать во времена кризисов, подобным нынешнему, какими соответствующими компетенциями они должны обладать и каким образом они могут оптимально подготовиться к посткризисному периоду.

В это тяжелое для экономики время, характеризующееся серьезными ограничениями: простоями производства, сокращенной рабочей неделей и ужесточением официальных требований со стороны властей – как никогда важны развитые навыки кризисного управления проектами. Сегодня проектные менеджеры должны обладать специальными знаниями, лидерским опытом и уметь использовать правильный подход.

А что с текущими проектами? 3 возможных сценария

Независимо от типа, масштаба и сложности, многие проекты сегодня страдают от кризиса, и это наблюдается во всех отраслях. Во многих случаях речь идет о нехватке необходимых ресурсов. Поэтому сначала необходимо провести основательную оценку текущего положения дел. В настоящее время в проектном менеджменте существуют три конкретных сценария, дающих нам четкое представление о том, как можно реагировать на текущие проблемы, возникающие в рамках проектов.  

1. Поиск альтернатив текущему проекту

Есть ли какие-то другие варианты? Какие дополнительные ресурсы (профессиональные и финансовые) потребуются? Сопоставимы ли усилия с результатом, которого можно потенциально достичь?

2. Отмена проекта

Порой имеет смысл совсем отменить проект, несмотря на проделанную работу и задействованные ресурсы. Пойти на такой шаг я рекомендую в том случае, если экономическое обоснование проекта несопоставимо с текущими реалиями. 

Другими словами, если проект уже не сможет принести тех выгод, на которые рассчитывали изначально, проектный менеджер должен отменить его, поскольку затраты на продолжение такого проекта будут выше издержек, связанных с отменой. Следует признать, что это непростое решение. Именно здесь важны развитые лидерские качества и опыт проектного менеджера.

3. Приостановка проекта

Третий вариант – это та самая опция, которую сегодня чаще всего выбирают, и зачастую она наиболее понятная. Мы не должны отказываться от всего, ведь это приведет в тяжелым последствиям в будущем. Таким образом создается гарантия того, что на следующем этапе – восстановления и быстрого возвращения к нормальному состоянию – проект будет обеспечен необходимыми ресурсами, и за ним будет закреплена команда.

Однако очень важно грамотно приостановить проект и наладить максимально прозрачную коммуникацию со всеми затронутыми сторонами. Например, необходимо проинформировать всех о том, что проект временно приостановлен, но уже есть конкретный план со сроками и деталями по возобновлению. Это также означает, что проектный менеджер обеспечивает сохранение всех достигнутых результатов, чтобы после паузы как можно быстрее вновь влиться в рабочий процесс вместе с командой и продолжить работу над проектом.

Как менеджеры проектов адаптируются к реалиям?

Как проектные менеджеры могут лучше всего справиться с текущей ситуацией? С одной стороны, можно прерывать проекты, с другой – сейчас многие компании инвестируют силы и средства в создание других бизнес-моделей. Взять, к примеру, образовательные учреждения, в частности бизнес-школы. Буквально мгновенно мы утратили возможность проводить занятия в классах и были вынуждены перевести все учебные программы в онлайн-режим. Это настоящий подвиг, и именно здесь важна роль проекта.

Основа для успеха – тип мышления „Get it done“ (дословно «сделай это»), очень характерный для многих опытных проектных менеджеров. Сюда относится стремление достичь хороших результатов в короткие сроки. А это означает наличие внутренней мотивации и способность действовать быстро и решительно, умение правильно и четко расставлять приоритеты, выбирать цели, создавать прозрачные структуры и координировать графики, чтобы поддерживать в команде стремление к самоорганизации и чувство сплоченности.

И даже если понятие «скорость» имеет свои границы, особенно если говорить о строительной отрасли, когда проекты никак нельзя завершить раньше, имеет смысл разделять проект на отдельные этапы, не теряя при этом видения общей картины. Гибкий стиль работы и непрерывное согласование и обсуждение проекта с заказчиком поможет быстро получить промежуточные результаты и достичь прогресса, который так важен с психологической точки зрения. Но чтобы решиться попробовать что-то новое и нетрадиционное, нужен правильный тип мышления.

Что должны уметь проектные менеджеры сегодня?

Нужны ли какие-то другие навыки управления проектами в эпоху кризиса и в последующие за ним периоды? Не думаю, что речь идет о каких-то принципиально других навыках. Кризис скорее показывает, какие из них наиболее важны, например, умение быть настоящим лидером в рамках проекта, хорошие навыки коммуникации и способность предоставить членам команды возможность самостоятельно организовывать работу при одновременном следовании общему курсу.

Быстрые решения и совместная целенаправленная работа для достижения отличных результатов возможны лишь в условиях самоорганизации. В кризисном управлении проектами крайне важна устойчивость: руководители проектов должны уметь выдержать то, что может наступить позже.

В любом случае, применяя метод проб и ошибок (от быстрого прототипирования до метода двойной петли), имеет смысл исследовать разные возможности, отбрасывать неподходящие варианты и последовательно использовать самые лучшие из них.

Форсировать возобновление проектов

После кризиса наступит восстановление – в этом нет никаких сомнений. Но в этом случае нужно продолжать все то, что возникло и получило развитие, благодаря новым идеям и бизнес-моделям. Проекты подходят не только для кратковременных изменений, но и для долгосрочного развития.

Здесь речь идет о структурированном процессе изменений, чтобы компания могла пережить настоящую трансформацию, а не просто мелкие перемены. Яркий пример – когда люди из режима удаленной работы вновь возвращаются в офис.

Многие заинтересованные стороны, в том числе члены производственных советов компаний, сходятся во мнении: меры, направленные на возвращение к привычным условиям труда, повлекут за собой последствия, которые будут весьма ощутимыми и после окончания кризиса.

Спрос на проектный менеджмент продолжает расти

Именно во времена перемен менеджеры проектов оказываются очень востребованными. Сейчас нужны профессионалы, способные привносить структуру в ситуацию хаоса и знающие методологию, чтобы инициировать изменения и последовательно их продолжать.

Профессиональное управление проектами – спасательный круг для предпринимателей, не теряющий своих функций в период любого кризиса. Ведь оно служит для компаний и сотрудников ориентиром в условиях кризиса, позволяющим разделить стратегию на конкретные цели, над которыми можно работать, чтобы достичь трансформации. С помощью умных проектов мы сможем создать позитивное будущее для всех нас.