Тенденции развития Проектных офисов 2025 год - Что нас ждет?

Автор: Анна Телицына – сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR, практикующий Директор Проектного офиса с 15-летним опытом внедрения проектного управления, Член жюри конкурса «Проектный руководитель», Асессор конкурса «Проектный Олимп», Асессор Национального конкурса GPM Awards Russia.

 

Несмотря на весь скептицизм в отношении развития проектного управления в России, практика применения инструментов управления проектами становится всё шире и шире. Уже практически каждая организация сделала попытки в этом направлении, а также в создании Проектных офисов.

 

Последние годы я активно изучаю мировые тенденции эволюции проектного управления и в частности, Проектных офисов. Наблюдаю и обсуждаю с коллегами из разных отраслей экономики, как меняются сами Проектные офисы и отношение к их деятельности в компаниях.

 

Времена, когда Проектные офисы ограничивались отслеживанием сроков и бюджетов, прошли. Сегодня PMO выступают в качестве стратегических инструментов, связывая видение с исполнением, продвигая инновации и помогая организациям адаптироваться в эпоху постоянных изменений.

 

На основе наблюдений и нескольких лет в профессии в качестве Руководителя Проектного офиса, я выделила несколько тенденций, которые, по моему мнению, будут определять успех Проектных офисов в 2025 году.  На мой взгляд, это не просто тенденции — это практические стратегии, которые каждый Проектный офис должен принять, чтобы оставаться впереди и оказывать реальное влияние в сегодняшнем быстро меняющемся, непредсказуемом мире.

 

Давайте рассмотрим, что же изменится, и что нам принесёт наступивший 2025 год.

 

1. Стратегические мыслители - повышение стратегической роли Проектного офиса.

 

В течение многих лет Проектные офисы функционировали как пассивные наблюдатели, наблюдая за тем, как разворачиваются и реализовываются проекты, не играя при этом активной роли. Однако за последние 5-7 лет произошел заметный сдвиг в восприятии, призывающий признать Проектный офис стратегическим активом, принадлежащим бизнесу, а не самоуправляемой организацией.

 

Этот сдвиг набрал обороты в связи с привлечением людей с сильным бизнес-бэкграундом в руководство Проектными офисами и растущим признанием Проектного офиса, как бизнес-функции, имеющей решающее значение для управления портфелем в масштабах всей компании и выполнения стратегии.

 

В современных условиях Проектному офису необходимо занимать более активную позицию в обеспечении успеха проекта и стратегическом видении, обеспечить тесную увязку проектов со стратегическими целями организации. Это означает выход за рамки поддержки реализации проектов и активное участие в стратегическом планировании. Проектный офис помогает преодолеть разрыв между формированием стратегии и ее реализацией через проекты, программы и портфели, обеспечение сотрудничества между командами и использование данных для улучшения процесса принятия решений.

 

Тем самым Проектные офисы обеспечивают соответствие всех уровней изменений всеобъемлющим целям организаций, становясь важным участниками организационного успеха, а не просто посредниками в выполнении проектов, гарантируя, что каждый проект будет напрямую способствовать долгосрочному видению организации. Эта модель объединяет различные типы Проектных офисов в организациях, обеспечивая согласованность и всестороннее участие в достижении бизнес-целей.

 

Интеграция требует времени и скоординированных усилий в различных измерениях –стратегическом, операционном и культурном – и охватывает управление, процессы, технологии и людей. Непростая задача, требующая исключительного лидерства.

 

2. Нормативная отчетность – приоритет ESG и соответствия нормативным требованиям

 

Уже несколько лет устойчивость является определяющей тенденцией для Проектных офисов, поскольку организации сталкиваются с растущим давлением в плане соответствия требованиям отчетности по вопросам окружающей среды, социальной сферы и управления (ESG). Нормативные рамки во всем мире становятся строже, с требованиями прозрачности в таких областях, как выбросы углерода, показатели разнообразия и этическое управление. Инвесторы, заинтересованные стороны и регулирующие органы требуют от организаций демонстрации ощутимого прогресса в достижении целей устойчивого развития.

 

Для Проектного офиса это означает не просто адаптацию к этим требованиям, но и принятие проактивной роли во внедрении устойчивости в каждый уровень управления портфелем, программой и проектом. От выбора зеленых инициатив до контроля сбора данных для отчетности ESG. Проектный офис и здесь должен действовать как стратегический инструмент внедрения устойчивых практик.

 

На практике это означает интеграцию показателей устойчивости в KPI проекта и обеспечение того, чтобы соображения ESG были частью принятия решений с самого начала. Применяя в качестве базового руководства для планирования и выполнения устойчивого проекта - GPM P5 Standard.

 

Это прекрасная возможность для Проектного офиса позиционировать себя на передовой этого преобразующего сдвига.

 

3. Гибкие и гибридные методологии – PMO как непрерывные улучшения

 

«Ваш «agile» не уникален, уникальны контекст и среда, в которой вы работаете»

 

Отчеты о тенденциях развития проектного управления по-прежнему показывают растущую осведомленность и принятие Agile-методологий. Эта тенденция перешла от теории к практическому применению, при этом Проектные офисы поддерживают расширяющийся спектр подходов к доставке, охватывающих Agile at Scale, DevOps и гибридные методологии.

К 2024 году призыв к адаптивности и бесшовной интеграции различных подходов и фреймворков реализации проектов в рамках текущей повседневной деятельности Проектных офисов стал более заметным. Тем самым гибридные методологии и в 2025 году продолжают развиваться, делая упор на адаптивность и человеко-ориентированные принципы. Эти модели сочетают гибкость Agile со структурой традиционного управления проектами, позволяя использовать более индивидуальные подходы для удовлетворения разнообразных требований проекта.

 

В некоторых проектах по-прежнему доминирует акцент на Waterfall по сравнению с Agile, однако ищутся и другие подходы, которые обещают больше с точки зрения клиентоориентированности и сочувствия к потребностям заинтересованных сторон и команд доставки. PMO должны будут уметь управлять этими гибридными средами, способствуя культуре адаптивности и постоянного совершенствования. Такое сочетание улучшает распределение ресурсов и вовлечение заинтересованных сторон.

 

Для Проектных офисов эти тенденции подчеркивают растущую потребность в принятии гибких и индивидуальных подходов. Это может означать необходимость большего знания некоторых новых подходов и методов; больше думать о благополучии людей, которые вносят изменения в организацию (включая Проектный офис!); понимание того, как подходы можно адаптировать на основе целей проекта или программы; даже предлагать советы и альтернативы, когда проекты идут не по плану, поскольку индивидуальные подходы лучше соответствуют разнообразным потребностям проекта.

 

4. Искусственный интеллект и принятие решений на основе данных

 

Ещё пару лет назад, об искусственном интеллекте и ChatGPT не слышал практически никто, но уже в конце 2023 года не было практически ни одного человека, кто бы не знал, что такое ChatGPT.

 

Использование аналитики данных и искусственного интеллекта для принятия решений - это новый тренд во многих областях промышленности и науки. И проектное управление в целом, и Проектный офис в частности не стали исключением. Искусственный интеллект применяют для анализа данных, выявления рисков, выжимки информации из баз данных.

 

На мой взгляд, Проектные офисы, которые лидируют в этом сегменте, будут кардинально изменены аналитикой данных и искусственным интеллектом к концу 2025 года. То, что начиналось как пробное исследование в 2019-2020 годах, теперь превратилось в реальные приложения с ощутимыми результатами.

 

Все больше Проектных офисов переходят от простого погружения в искусственный интеллект к полной интеграции его в свою деятельность. Генеративные инструменты искусственного интеллекта, такие как ChatGPT, Co-Pilot, Deep Seek и многие другие, берут на себя рутинные задачи по составлению отчетов и предоставлению прогнозных сведений, освобождая сотрудников Проектных офисов для сосредоточения на стратегических приоритетах.

 

Расширенный инструментарий искусственного интеллекта, включая предиктивную аналитику, позволяет Проектному офису проактивно распределять ресурсы, управлять рисками и отслеживать производительность персонала в режиме реального времени, помогая организациям последовательно добиваться результатов.

 

Ключ к этой трансформации лежит в наличии надежных стратегий данных. Чистые, доступные данные — это топливо, которое питает искусственный интеллект, что, как следствие, требует надежного управления данными, расширенных аналитических возможностей и квалифицированных аналитиков, встроенных в команды Проектного офиса.

 

В сочетании с улучшенной визуализацией данных и повествованием эти элементы позволят Проектному офису четко представлять сложные идеи, укрепляя свою роль стратегических консультантов (мыслителей).

 

Однако, есть и обратная сторона медали – такие проблемы, как устаревшие системы, этические соображения вокруг использования искусственного интеллекта, запреты на использование со стороны службы безопасности компании, развитие навыков работы с искусственным интеллектом, необходимость повышения квалификации или переподготовки персонала, остаются потенциальными препятствиями для внедрения, особенно для организаций, менее подготовленных к этому сдвигу.

Для тех Проектных офисов, которые готовы и способны принять искусственный интеллект и аналитику данных, награды будут значительными - они будут формировать будущее управления проектами в своих организациях, а не просто идти в ногу с изменениями. Это открывает перед Проектными офисами захватывающую возможность автоматизировать, упростить рутину и предоставить больше пространства для выполнения дел, которые действительно «двигают ход событий».

 

5.   Управление изменениями и организационная гибкость — Проектный офис возглавляет изменения

 

«Управление изменениями и офисы проектов, работая вместе, способны быстрее проводить изменения»

Поскольку организации вынуждены реагировать на постоянные изменения в технологиях и рыночных условиях, способность эффективно управлять изменениями, включая формирование организационной устойчивости, будет иметь постоянное значение, становясь критически важным.

 

Проектные офисы будут играть ведущую роль в повышении организационной гибкости, внедрении надежных структур управления изменениями, формировать культуру, благоприятствующую изменениям и подготовке команд к быстрой адаптации к новым и меняющимся обстоятельствам.

 

Организации с сильными практиками управления изменениями в 3,5 раза чаще превосходят своих коллег в достижении успеха проекта. Интегрируя структуру управления изменениями, Проектный офис увеличивает показатели успешности проекта на 40%. А формирование культуры, принимающей изменения, является ключом к будущему успеху.

 

6. Создание карьерных путей и развитие навыков команды Проектных офисов.

 

Выпуск методологии PMO Value Ring (2020, PMO Global Alliance, сегодня входит в состав PMI) и стандарта PMO Competency Framework (2021, House of PMO), Требований IPMA к компетентности профессионалов Офиса управления проектами (2024, IPMA/СОВНЕТ) вызвал много разговоров о продвижении и развитии команды Проектных офисов в организациях.

 

Наличие подобного рода документов создает возможности для специалистов Проектных офисов оценить свои навыки и более эффективно обсудить пути своего развития с топ-менеджерами.  Однако это вскрыло и некоторые проблемы, и пробелы, на которые ранее не обращали внимание.

 

Одним из самых ярких выводов стало осознание того, что необходимы структурированные карьерные пути для профессионалов Проектных офисов.

 

Однако слишком много организаций по-прежнему рассматривают Проектный офис как «административную поддержку». И эта узкая точка зрения сдерживает карьерный рост профессионалов проектного управления и сами организации от раскрытия потенциала действительно многопрофильного Проектного офиса.

 

Для многих организаций присутствует классическая дилемма «курица или яйцо»: инвестировать в развитие команды Проектного офиса, чтобы разблокировать большее стратегическое влияние, или ждать, пока Проектный офис будет признан стратегическим активом, прежде чем делать эти инвестиции? К сожалению, эти колебания часто приводят к тому, что талантливые специалисты Проектных офисов голосуют ногами, ища возможности в иных организациях, которые уже ценят Проектный офис (проектное управление) как жизненно важную функцию. Зрелый Проектный офис способен предоставлять преобразующие преимущества проектам, программам и портфелям, но только если он уполномочен выходить за рамки функции поддержки.

 

Учитывая общий дефицит квалифицированных кадров, пришло время компаниям принять меры и фокусироваться на планировании карьеры и профессиональном росте своих команд Проектных офисов, прежде чем они потеряют своих лучших специалистов.

 

7. Планирование повышения квалификации и переподготовка кадров

 

Если взглянуть на более широкие бизнес-тенденции, которые волнуют многих наших топ-менеджеров — цифровая трансформация с такими актуальными темами, как искусственный интеллект, автоматизация и блокчейн, устойчивость бизнеса, кибербезопасность, устойчивое развитие, геополитика, цепочки поставок и нормативное давление, то легко увидеть, какие проекты будет поддерживать Проектный офис, если не сейчас, то уж точно в ближайшем будущем.

 

По мере развития бизнеса, в котором мы работаем, должны развиваться и мы. Для тех из нас, кто преуспевает в обучении и переменах, идея приобретения новых навыков может быть захватывающей. Но давайте будем честны — не все так воодушевлены. Принимаем мы это или нет, повышение квалификации и переподготовка становятся частью нашего профессионального пути, и понимание этой разницы имеет решающее значение для профессионалов проектного управления.

 

Повышение квалификации — это улучшение текущих навыков и знаний, которые у вас уже есть, и обеспечение того, что вы сможете выполнять работу, которую делаете в данный момент. Для Проектного офиса, например, это может означать улучшение планирования или применение нового метода, такого как SCRUM, поскольку все больше проектов реализуется таким образом.

 

С другой стороны, переподготовка подразумевает обучение чему-то совершенно новому. Это может быть связано с тем, что вы меняете работу в рамках компании, или ваша роль начинает меняться в ответ на те организационные изменения, о которых упомянуто выше.

 

Переподготовка — это то, что может показаться наиболее некомфортным, особенно если вы на самом деле не хотите менять то, что вы делаете. Для профессионалов проектного управления речь идет не только о понимании инструментов; речь идет о принятии совершенно нового способа работы и мышления.

 

Ваш индивидуальный план развития должен учитывать, как повышение квалификации, так и переподготовку. Если переподготовка сейчас не кажется актуальной или не возможна по тем или иным причинам, пусть она послужит мягким толчком к тому, как ваша роль может измениться в будущем. Планирование наперед — это половина дела!

 

8. Растущая важность гибких навыков, поведения и психологии

 

Впервые мы услышали термин «навыки силы» от PMI в 2023 году. Это новый термин для «мягких навыков», который определенно нуждался в ребрендинге. Медленно, но верно этот термин подхватывают и принимают специалисты по проектам по всему миру. Суть тенденция для специалистов Проектных офисов заключается в том, чтобы думать не только о мягких или силовых навыках, но и идти дальше и признавать, что само поведение так же важно, как и сами навыки.

 

Необходимо думать о том, как обучение психологии может помочь при взаимодействии с самыми разными руководителями, заинтересованными сторонами и клиентами.

 

Знание принципов психологии — как социальной, так и профессиональной, владение навыками власти (активное слушание, эмоциональный интеллект, убеждение, разрешение конфликтов), адаптивное поведение (адаптация стиля общения, настойчивость и сосредоточенность на продвижении изменений и поддержание прочных личных границ) и психология (управление изменениями, иерархия потребностей Маслоу и даже когнитивный диссонанс) помогают при внедрении проектного управления и построении Проектного офиса в организации.

 

9. Поэтапное обучение и постепенные улучшения - саморазвитие для тех, у кого мало времени

«Главное, чтобы он был коротким, регулярным и эффективным»

 

Мы живем с вами в быстро меняющемся мире. Привыкли к коротким порциями контента, такими как видео, статьи или посты в социальных сетях или мессенджерах.

 

Термин «микропрактики» приобрел популярность во время пандемии COVID-19, когда стресс, беспокойство и выгорание были широко распространены. Изначально микропрактики были сосредоточены на осознанности и благополучии, например, на дыхательных упражнениях, ведении журнала благодарности и медитации. Эти небольшие вмешательства оказались бесценными для повышения устойчивости, не требуя существенных временных затрат.

 

Микропрактики в контексте развития Проектных офисов выходят за рамки благополучия – это небольшие, выполнимые шаги, сочетающие обучение с постепенными улучшениями и включают целевые способы ежедневного обучения, размышления и совершенствования, позволяя быстро и удобно учиться.

 

На мой взгляд в 2025 году микропрактики станут определяющей тенденцией для занятых профессионалов проектного управления.

 

Например, такой простой и доступный, но эффективный инструмент, как саморефлексия стала выдающейся микропрактикой. Он подразумевает выделение всего 5–10 минут каждый день на анализ опыта, выявление извлеченных уроков и выявление возможностей для роста. Со временем он преобразует повседневные действия в постоянный поток идей и личностного развития.

 

Другие примеры микропрактик включают ежедневный обмен знаниями (с командой), обновление навыков (быстрое повторение), постановку микроцелей, чаты с коллегами, обмен опытом и 5-минутные еженедельные подведения итогов.

 

10. Практическая постановка целей для Проектного офиса, или как по-настоящему подчеркнуть ценность, которую приносит офис управления проектами

 

Практическая постановка целей становится важной функцией Проектного офиса, фокусируясь на достижении измеримых результатов, которые соответствуют стратегическим приоритетам. Эта тенденция отражает переход от неопределенных целей к четко определенным целям, поддерживаемым KPI (ключевыми показателями эффективности) и OKR (целями и ключевыми результатами). Проектные офисы используют эти инструменты для постановки конкретных, достижимых целей, которые четко связаны с преимуществами для бизнеса, такими как улучшение получаемых результатов, эффективность ресурсов и соответствие организационной стратегии развития компании. Это рассматривается как наиболее эффективный подход к демонстрации того, как Проектный офис «добавляет ценность» бизнесу.

 

Используя критерии SMART, например, — Конкретный, Измеримый, Достижимый, Релевантный и Ограниченный по времени — наряду с KPI и OKR, Проектные офисы могут измерять прогресс. KPI на основе проектов могут использоваться для информирования KPI, специфичных для PMO, например, соблюдения графика проекта и оптимального распределения возможностей команды, в то время как OKR, ориентированные на Проектные офисы, могут сосредоточиться на амбициозных результатах, таких как увеличение показателей реализации выгод на 20% или сокращение среднего времени реализации проекта на 15%.

 

OKR также можно использовать в отношении Проектного офиса и его производительности, например, устанавливая такие цели, как «Повысить удовлетворенность заинтересованных сторон услугами Проектного офиса на 25%» или «Повысить уровень внедрения инструментов и процессов проектного управления во всех бизнес-подразделениях на 30%». Эти цели могут быть подкреплены ключевыми результатами, такими как «Проведение ежеквартальных опросов отзывов заинтересованных сторон» или «Обучение 100% проектных групп новым процессам проектного управления в течение шести месяцев».

 

В совокупности KPI и OKR помогают создать основу для выполнимых и адаптируемых целей, которые демонстрируют очевидную ценность для заинтересованных сторон PMO.

 

Для специалистов Проектного офиса способность согласовывать цели, управлять производительностью и эффективно сообщать о ходе работ становится важнейшим набором навыков, особенно там, где все еще есть сомнения относительно возможностей и ценности Проектного офиса.

 

11. В центре внимания — руководитель проекта или предоставление непреднамеренной поддержки

 

Растущая тенденция для Проектных офисов — решать проблемы, связанные со случайными руководителями проектов — теми людьми, которые оказываются управляющими проектами не по замыслу, а в результате своей роли или обстоятельств. Эти люди, часто эксперты по предметной области или операционные лидеры, играют важную роль в реализации проектов, но могут не имеют формального обучения или необходимых инструментов для управления проектами и достижения успеха.

Оказывая методическую помощь и содействие таким Руководителям проектов, Проектный офис получает уникальную возможность помочь повысить показатели успешности проектов и улучшить организационные возможности.

 

Это может включать создание упрощенных правил (процессов), проведение целевого обучения и предложение инструментов, которые легко адаптируются, таких как готовые шаблоны, контрольные точки, чек-листы и программы наставничества. Также Проектный офис может сосредоточиться на таких важных навыках, как коммуникация с заинтересованными сторонами, планирование проектов и управление рисками — ключевых областях, в которых случайным руководителям проектов часто требуется поддержка. Введение легких KPI, таких как показатели достижения контрольных точек проекта или оценки удовлетворенности заинтересованных сторон, может помочь измерить их прогресс и одновременно повысить уверенность.

 

Такой подход поможет Проектному офису преодолеть разрыв между неформальной поставкой проектов и структурированным управлением проектами, признавая и поддерживая случайных руководителей проектов. Такой подход не только улучшает результаты проектов, но и поощряет культуру сотрудничества и наращивания потенциала в организации, и позволяет Проектному офису продемонстрировать свою ценность, одновременно давая возможность отдельным лицам с уверенностью добиваться лучших результатов.

 

Подводя итог, превращайте информационную перегрузку в действие! Не просто поглощайте данные — используйте их для осуществления значимых изменений и принятия обоснованных решений. Возьмите под контроль свое обучение и активно применяйте идеи, чтобы повысить свою эффективность и влияние. Вот три ключевые рекомендации, на которых вам рекомендуется сосредоточиться в 2025 году.

 

Хотя некоторые могут возразить, что сам темп изменений может стать проблемой для Проектных офисов в 2025 году, но присмотревшись к описанным тенденциям, Проектные офисы смогут не только повысить свою ценность, но и добиться значительных улучшений в плане позитивных организационных результатов. Благодаря гибкому мышлению и стремлению к постоянному совершенствованию мы можем превратить известные проблемы в возможности для роста и успеха.

 

«РМО больше не занимаются только управлением проектами — они продвигают инициативы, ориентированные на будущее. Будь то посредством интеграции ИИ для лучшего принятия решений, автоматизации процессов для высвобождения стратегических возможностей или соответствия целям ESG, РМО адаптируются к вызовам сегодняшнего динамичного бизнес-ландшафта. Сделав РМО центральной фигурой в построении более ответственного и устойчивого будущего».