Информационно-аналитическое обеспечение руководства: мониторинг хода реализации госпрограмм на примере Олимпиады 2014 года в г. Сочи

В России все большие обороты набирают амбициозные государственные программы, от качественного и результативного выполнения которых зависит престиж нашей страны на международной арене, ее экономическое и социальное развитие. Это крупные общественно-значимые программы: ПНП «Здоровье», «Развитие АПК», «Образование», «Жилье», госпрограмма «Электронное общество» и целый ряд программ в области спорта: Олимпиада-2014 г. в Сочи, Универсиада-2013 в Казани, Чемпионат мира по футболу 2018, Формула-1, - и другие.

Государственные программы требуют применения не только инструментов оперативного проектного управления, но и эффективных средств мониторинга текущей ситуации, а также наглядного представления результатов такого мониторинга руководству страны. Если проводить параллель с типовым управлением проектами, то руководителю проекта нужна система управления проектами, подчас достаточно сложная и функциональная, а спонсору или куратору проекта – краткий и ёмкий сводный отчет о статусе и основных параметрах проекта или программы. В роли кураторов крупнейших государственных программ и выступают руководители страны.

Основной целью информационно-аналитического обеспечения деятельности руководства является предоставление руководителю актуальной информации о ходе реализации госпрограммы. С одной стороны, эта информация должна быть максимально полной, характеризующей реализацию программы с разных сторон, а с другой - комплексной, позволяющей «одним взглядом» оценить текущую ситуацию, спрогнозировать развитие событий, принять верные стратегические решения.

Практика показывает, что наиболее оптимальным вариантом решения такой задачи является создание комплексного информационного-аналитического портала, с помощью которого который аккумулируется, обрабатывается и представляется руководству требуемая аналитическая информация.

На первый взгляд, все просто, однако целый ряд факторов делает создание такого портала и обеспечение его непрерывного функционирования весьма непростой задачей.

• Большое количество участников госпрограммы – поставщиков и потребителей информации.

Оргструктура госпрограммы, как правило, не предполагает наличия прямых рычагов воздействия на участников, для которых сбор и предоставление данных для размещения на портале – всегда дополнительная нагрузка. При этом каждый из участников имеет собственные представления о том, как нужно управлять своей частью программы, какую информацию и в каком виде собирать, какую отчетность и с какой периодичностью предоставлять руководству.

• Большой объем разрозненной информации по разным направлениям реализации госпрограммы.

Первым шагом в работе с новыми данными, которые планируется разместить на портале, должна являться их тщательная фильтрация: необходимо определить управленческий смысл данных, цель, которая будет достигнута за счет их анализа, найти баланс между полнотой и качеством предоставляемой информации.

Кроме того, данные из разных источников зачастую требуется приводить к «общему знаменателю»: они могут дублироваться, дополнять друг друга, использовать одни и те же классификаторы, иметь разную периодичность актуализации и т.п.

• Отсутствие непосредственного контакта с ключевыми пользователями.

Создавая и развивая портал для руководства, команда внедрения и поддержки Портала, как правило, не имеет возможности напрямую собрать требования к системе, определить потребности потенциальных пользователей. Ей приходится самостоятельно предлагать такие подходы и такие модели представления и анализа данных, которые будут понятны, показательны и информативны для руководителя, фактически предугадывая его потребности.

В свете этого важным становится не только качественное ИТ - решение, но и создание эффективной методологии контроля и мониторинга хода подготовки к Играм, алгоритмов анализа и представления поступающей информации.

•  Необходимость непрерывных изменений.

Госпрограммы постоянно развиваются, видоизменяются. Изменяются и потребности руководства в информации: требуется подключать новые направления анализа, дорабатывать методики обработки и представления существующих данных. Невозможно создать портал для руководителя раз и навсегда. Система будет развиваться на всем протяжении реализации госпрограммы.

• Обеспечение соответствия создаваемого решения формату работы высшего руководства.

Поскольку ключевыми пользователями Портала являются руководители высших органов государственной власти, разрабатываемое решение должно в полной мере отвечать всем потребностям этой категории пользователей и учитывать особенности их работы. В частности, должна быть обеспечена быстрая реакция на запросы на изменение, которые, как правило, требуются прямо сейчас, а еще лучше «вчера», высокая отказоустойчивость технических и программных средств, техническая поддержка и сопровождение в режиме 24х7.

Тем не менее, все перечисленные сложности преодолимы. Они лишь требуют понимания решаемых задач и соответствующего выстраивания проектной работы.

В качестве одного из удачных примеров реализации подобного решения можно назвать информационно-аналитический портал мониторинга хода подготовки к Олимпиаде 2014 года в городе Сочи.

Подготовка к проведению Олимпиады 2014 года показательна: это длительная ресурсоемкая программа, в которой задействованы сотни участников и циркулирует невероятное количество информационных потоков. Подготовиться к Олимпиаде - означает построить сотни олимпийских объектов, реализовать несколько тысяч организационных проектов по привлечению волонтеров; создать бренд и символику Олимпиады, обеспечить телевизионные трансляции, организовать приезд и проживание гостей, продумать и реализовать экологические и культурные программы; выстроить транспортную инфраструктуру, и, конечно же, разработать и реализовать комплексную программу подготовки сборных команд России к участию в Играх. Каждое из направлений требует отдельной системы управления и контроля, а руководству страны требуется комплексное видение ситуации.

Необходимость создания эффективного средства мониторинга подготовки к Играм стала очевидной практически сразу после старта госпрограммы. С тех пор уже более 3 лет созданный портал играет важную роль в процессах управления подготовкой к Олимпиаде, являясь ежедневным рабочим инструментом и общим информационным пространством для руководства: вице-премьера, сотрудников Аппарата Президента и Администрации Правительства РФ, руководителей более 30 организаций, ведомств и министерств.

Организационное обеспечение

Первое, с чем пришлось столкнуться при создании портала – это сложности в организации сбора и предоставления формализованных данных от десятка организаций. У каждого из участников подготовки к Играм информация была организована по своему – кто-то имел собственную информационную систему, кто-то вел данные в MS Excel. Большинство поставщиков информации не были готовы тратить дополнительные ресурсы на подготовку данных для загрузки в Портал. Возникало множество вопросов: какие данные можно передавать, а какие нет, каков должен быть их уровень детализации и периодичность актуализации, каким способом обеспечивать передачу данных, как организовать централизованное ведение справочников и т.п. На начальных этапах функционирования Портала каждая загрузка данных означала несколько дней напряженной работы.

Решением проблемы стало создание регламента информационного наполнения Портала, который жестко закрепил состав, порядок, форматы и способы передачи данных от каждого ключевого участника подготовки к Играм. Разработка и согласование такого регламента – процесс долгий, итерационный, но он категорически необходим. Без четкой формализации процессов информационного обмена невозможно добиться оперативного и качественного информационного наполнения системы.

Еще одним инструментом, который удалось эффективно использовать для организации решения вопросов по информационному наполнению Портала и обеспечению его функционирования, стала рабочая группа по программному обеспечению мониторинга и контроля за реализацией проектов, созданная в рамках Совета при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта, в состав которой вошли представители всех ключевых участников подготовки к Играм. Такой формат взаимодействия обеспечил быстрое и эффективное решение вопросов развития Портала, расширения состава информации, организации взаимодействия участников.

И, наконец, был определен администратор информационного Портала - единый центр ответственности за информационное наполнение, бесперебойное функционирование и сопровождение Портала.

Технологии

Правильный выбор ИТ-инструментария является не менее важным, чем грамотная организация работы и взаимодействия участников информационного обмена. Технологии, лежащие в основе информационного портала, должны быть гибкими и мощными, достаточными для удовлетворения постоянно растущих потребностей пользователей.

В качестве платформы портала Сочи-2014 были выбраны технологии Microsoft (MS SharePoint 2007, MS SQL Server 2008), имеющие широкий базовый функционал, на основе которого можно быстро и качественно реализовать всю необходимую «обвязку». Созданная информационная система легко интегрируется со сторонними продуктами, что позволяет оперативно подключать новые базы данных, наращивать и масштабировать решение.

Вся аналитика была реализована с помощью MS Reporting Services и MS Analysis Services. Для ключевых информационных панелей используется также технология Silverlight.

Важным вопросом, стоящим перед специалистами в процессе создания Портала, была организация регулярной загрузки в базы данных разнородной информации, поступающей от различных организаций. Помимо комплекса организационных мер, направленных на систематизацию этого процесса, были разработаны сложные ИТ-решения на базе MS Integration Services, которые обеспечили верификацию, очистку, загрузку данных в единое хранилище, проверку данных на ошибки форматов и логическую целостность, формирование итоговых отчетов по загрузке, логгирование всех операций, возможности отката к предыдущему состоянию баз. Все это в комплексе позволило существенно минимизировать затраты времени и ресурсов на операции по загрузке данных – с нескольких дней до нескольких минут. Учитывая, что к Порталу постоянно подключаются все новые и новые источники информации, это является крайне важным.

Одной из ключевых особенностей информационного Портала стала его виртуализация. Изначально вся система была развернута на одной виртуальной машине, однако по мере роста нагрузки и объемов обрабатываемой информации архитектура Портала усложнялась. Тем не менее, виртуализация по-прежнему обеспечивает определенную степень мобильности решения, когда требуется провести выездное совещание при поддержке портала там, где закрытые телекоммуникационные каналы связи не функционируют.

На сегодняшний день руководители высшего звена становятся все более «продвинутыми», а значит, и более требовательными пользователями ИТ-решений. В связи с этим возникает целый ряд дополнительных задач, которые раньше не стояли перед информационными системами, обеспечивающими работу госорганов. Во-первых, это привлекательность и современность дизайна, особенно в части аналитических отчетов, которые должны быть простыми и динамичными. Во-вторых, это мобильность созданного решения. Практически все руководители сегодня имеют планшетные компьютеры и активно ими пользуются – чаще это iPAD, реже устройства других производителей под Windows или Android. Естественно, они хотят, чтобы привычный инструмент работы был доступен в любом месте и в любое время. С этим связан целый ряд сложностей – как с технологической, так и с организационной точки зрения, которые обязательно нужно иметь в виду, начиная проектирование и разработку подобного решения.

Ключевые потребности пользователей и функциональность портала

На сегодняшний день структура и функциональное наполнение портала являются достаточно сложными и разнообразными. При этом можно выделить основные направления работ, которые выделились исходя из ключевых бизнес-потребностей пользователей системы:

• Контроль реализации планов по ключевым направлениям подготовки к Играм.

Руководству необходимо понимать, насколько эффективно, качественно и своевременно исполняются намеченные планы по подготовке к соревнованиям, где существуют проблемные зоны, какие коррективы нужно вносить в работу.

Поэтому центральное место в функциональности портала занимает контроль исполнения соответствующих планов и мероприятий.

К ним относятся:

1. план-график строительства олимпийских объектов,
2.  мероприятия по обеспечению объектов строительства земельными участками,
3. планы транспортного обеспечения Игр и организации перевозок грузов,
4.  экологические программы,
5. комплексная программа подготовки сборных команд России,
6. планы по проведению тестовых соревнований, а также других спортивных и культурно-массовых мероприятий,
7. мастер-план подготовки к Играм.

За реализацию каждого направления отвечает одна или несколько организаций, которые и являются поставщиками информации. Так, основным источником данных о ходе строительства выступает ГК «Олимпстрой».

Каждое направление мониторинга – это сложный комплекс оперативных, сводных, аналитических отчетов и показателей, которые позволяют увидеть картину в целом, а затем погрузиться на более низкие уровни детализации, вплоть до отдельного объекта строительства или отдельного мероприятия мастер-плана. Комплекс отчетов позволяет увидеть картину под разным углом, в разных разрезах, оценить динамику, построить прогноз, увидеть отклонения факта от плановых значений. А карточка отдельного объекта или проекта консолидирует все сведения по нему. Например, в карточке объекта строительства можно получить информацию не только о ходе выполнения отдельных этапов стройки, но и посмотреть фото- и видео - материалы, связанные с объектом документы, поручения, сетевые графики и т.п.

• Своевременное исполнение поручений и повышение исполнительской дисциплины

Поручения являются основным инструментом руководителя, с помощью которого он может управлять ходом реализации программы. Поэтому уровень исполнительской дисциплины играет первостепенную роль в эффективной реализации любой госпрограммы.

В связи с этим на портале реализована функциональность, которая обеспечивает сбор и анализ огромного количества информации обо всех поручениях, связанных с подготовкой к Играм: Президента РФ, Правительства РФ, МОК и т.п. Это позволяет оценивать состояние исполнительской дисциплины, как в общем, так и по отдельным организациям и направлениям подготовки, отслеживать выполнение каждого конкретного поручения.

Все информационные материалы, документы, письма, а также все взаимосвязи поручений между собой и с объектами управления отражаются на портале. К текущему моменту насчитывается более 5 тыс. поручений по тематике подготовки к Играм.

• Информационное взаимодействие участников подготовки к Играм.

Помимо основной функции - мониторинга хода реализации подготовки к Играм - портал несет еще и дополнительную нагрузку – является единым информационным пространством для взаимодействия организаций.

Поэтому на портале реализован целый ряд сервисов и инструментов, обеспечивающих такое взаимодействие. Это различные фото – и видео - галереи, видеокамеры, новостные ленты, библиотеки документов, оповещения и календари событий, система подготовки и проведения совещаний, поиск и многое другое.

И, конечно, важной составляющей системы является административный блок. Он позволяет управлять структурой портала и его контентом, пользователями и правами доступа, отслеживать нагрузку на портал, вести журналы операций и многое другое. При создании портала подготовки к Олимпийским Играм большое внимание, в частности, уделялось вопросам разграничения прав доступа, поскольку потребителями информации являются пользователи разного уровня из большого количества организаций.

Сопровождение и развитие

Несомненно, важно на самом начальном этапе правильно спроектировать и разработать систему информационно-аналитического обеспечения руководства, заложить максимум возможностей по ее развитию и масштабированию. Но не менее значимым и подчас более сложным является и правильная организация процессов сопровождения и поддержки решения. Исходя из опыта создания портала мониторинга подготовки к Играм, можно выделить несколько важных особенностей процессов сопровождения и развития систем такого класса:

• Портал функционирует в закрытых телекоммуникационных сетях госорганов, поэтому удаленное сопровождение и поддержка его работоспособности не возможны. Необходимо заранее продумать схему работы специалистов сопровождения и технической поддержки в местах расположения серверов, в том числе режим их работы, организацию рабочих мест и т.п.
• Необходимо определить и регламентно зафиксировать порядок оказания услуг по сопровождению портала: каким образом поступают заявки, как они оцениваются и приоритезируются, будет ли выделен тестовый сервер для разработки, каков порядок переноса обновлений в рабочую систему и т.п.
• Поскольку, как правило, часть работы по сопровождению и информационному наполнению выполняется администратором портала, а часть – консультантами фирмы-разработчика, необходимо четко разграничить обязанности и определить ответственность каждого из участников. Например, за заведение новых пользователей, загрузку в портал документов и фото - материалов, проведение резервного копирования и профилактику серверов отвечают сотрудники администратора портала, а за загрузку аналитических данных, исправление ошибок, консультирование пользователей – сотрудники внешней компании.
• Нужно быть готовым, что новые требования к Порталу, новые заявки на разработку, новые данные для загрузки могут возникнуть внезапно, и на их появление необходимо быстро реагировать. Ведь запросы зачастую поступают от ключевых пользователей, которым важно быстро получить результат, и их совсем не интересует, что ваш программист в отпуске, завтра суббота, и в очереди еще 5 заявок со статусом «Критично».

Все сказанное выше можно подытожить так: при создании сложных информационно-аналитических систем мониторинга реализации госпрограмм, пользователями которых являются руководители высшего звена, очень важен комплексный подход. Важно обратить внимание не только на выбор эффективных и красивых технологических решений, но и на организационную, методическую, информационную составляющие. Только в этом случае можно создать сбалансированное и взвешенное решение, отвечающее всем потребностями пользователей, решение, которое будет приносить пользу и будет востребованным на протяжении всей реализации программы.

Вместе с тем, при создании решения всегда необходимо ориентироваться на конкретную бизнес-задачу, на потребности пользователей. Не всегда требуется создание громоздкой и сложной системы, как с технической, так и с организационной точки зрения. Иногда простое, легкое и наглядное решение позволяет охватить большой объем потребностей пользователей и оказывается более эффективным, чем масштабный комплексный портал.