Система управления проектами Тюменской области

Информационная система управления проектами Тюменской области получила премию за вклад в развитие российского сегмента сети Интернет.

Система управления проектами действует в Тюменской области уже два года. Проект был создан для мониторинга и автоматизации процесса управления проектной деятельностью на территории области. Разработкой системы занимались специалисты центра информационных технологий Тюменской области. Система позволила наладить процесс взаимодействия между участниками проектов. Кроме того, сократилась коммуникация и наладилась хорошая обратная связь, были высвобождены человеческие ресурсы для более творческой и интеллектуальной деятельности. В 2018 году ИСУП ТО была отмечена как лучшая региональная практика госуправления на вручении XV национальной премии «Премия Рунета – 2018» в номинации «Лидеры цифровой трансформации».

О системе

Информационная система управления проектами Тюменской области создана по распоряжению правительства Тюменской области от 19.12.2016 № 1475-рп «Об утверждении Порядка осуществления проектной деятельности в Тюменской области». По поручению департамента информатизации Тюменской области система была разработана специалистами ГКУ ТО «Центр информационных технологий Тюменской области».

ИСУП ТО позиционируется как система управления проектами и задачами, в то же время подобна конструктору, не требующему глубоких знаний в программировании, обладающая гибкостью, универсальностью, простотой работы и администрирования.

Внедрение системы управления проектной деятельностью позволяет участникам размещать в открытом доступе необходимые сведения о проектах, в том числе распорядительные, отчетные документы. Кроме того, каждый из участников имеет доступ ко всей информации в формате 365/7/24. Каждый проект в системе графически отображается с календарным планом, к которому подведены вся документация по проекту.

Автоматизация процессов управления проектами (планирование, реализация и контроль) позволила реализовывать проекты более эффективно, соблюдая сроки достижения контрольных точек, вовремя принимать управленческие решения в случае наступления рисков. Как правило, при реализации региональных проектов задействованы участники из различных организаций и ведомств. Так, в реализации проекта по организации и проведению этапа кубка мира по биатлону приняли участие шесть областных департаментов, органов местного самоуправления, государственные учреждения и силовые ведомства.

ИСУП ТО подстраивается под жизненные циклы проектов и позволяет вести работу с ними на любом уровне с участием нескольких исполнительных органов, организаций и подрядчиков.

Сегодня в информационной системе управления проектами зарегистрировано свыше 820 пользователей. Среди них 35 органов исполнительной власти, а также подведомственные учреждения, различные ведомства, такие как УМВД России и служба МЧС по Тюменской области, органы местного самоуправления и высшие учебные заведения Тюменской области.

За два года работы системы количество проектов, зарегистрированных в системе, выросло в 6 раз. На данный момент в системе зарегистрирован 101 проект. 10 из них – крупные областные проекты.

ИСУП ТО интегрирована со сторонними информационными системами:

• система электронного документооборота Тюменской области
• информационно-аналитическая система Тюменской области
• информационная система регистрации обращений пользователей ИТ-услуг;
• 6 систем учета инцидентов подрядных организаций;
• почтовая система правительства Тюменской области.

Такая интеграция позволяет в автоматическом режиме быстро обмениваться документами и заявками и оперативно получать обратную связь. Например, обратная связь от пользователей мобильных приложений Тюменской области попадает автоматически в виде заявок в ИСУП. Также осуществляется мониторинг исполнения региональных проектов в виде удобных аналитических дашбордов с графиками. Так, в информационно-аналитической системе реализовано приложение, показывающее динамику исполнения проектов, позволяющее отслеживать процент достижения целей проекта с возможностью детализации мероприятий.

Ведется контроль за исполнением контрактов: специалисты отслеживают сроки исполнения задач и время реакции на заявку в зависимости от установленного приоритета, согласовывают трудозатраты, формируют отчеты об исполнении контрактов.

Перспективы развития

В перспективе рост востребованности использования ИСУП во всех органах исполнительной власти Тюменской области и их подведомственных организациях планируется за счет дальнейшей реализации инициативы по внедрению принципов проектного управления в деятельности органов исполнительной власти, закрепленной указами Президента Российской Федерации, распоряжениями Правительства РФ, нормативными распорядительными документами Минкомсвязи России и Минэкономразвития России.

Также планируется доработка и разработка нового функционала ИСУП ТО: создание универсальной kanban-доски, доработка модуля SLA (автоматический учёт часов по контрактам, автоматический контроль соблюдения сроков исполнения задач и реакции на них и другое).

Для исключения дублирования задач и повышения эффективности взаимодействия между различными участниками проектов в перспективе планируется интеграция системы по управлению проектами с ведомственными информационными системами исполнительных органов государственной власти.

Источник: Официальный портал органов государственной власти Тюменской области