«Практическая модель зрелости сервисов проектного офиса»

О том, как системно и эффективно управлять проектами, на вебинаре «Практическая модель зрелости сервисов проектного офиса», организованном Аналитическим центром при Правительстве РФ, рассказал Андрей Щетинин, член правления Ассоциации «СОВНЕТ», асессор конкурса «Проектный Олимп».

Мероприятие продолжило серию вебинаров, посвященных различным вопросам проектного управления и объединенных сквозным тезисом о том, что управлять проектами легко, если знать, как. В прошлый раз участники обсудили модель оценки зрелости руководителя проекта.

Андрей Щетинин в своем выступлении сделал акцент на зрелости конкретных сервисов проектного офиса и том, какую ценность этот офис должен представлять для проектных команд. «Проектный офис — это подразделение, которое помогает руководителям проектов. Офис управления проектами является координирующим органом, который обеспечивает прозрачность и своевременность реализации проектов», — отметил эксперт.

Главный клиент офиса управления проектами, по словам эксперта, – проектная команда, которая нуждается в помощи на старте проекта, в ходе интеграции в процессы организации, а также при решении проблем. При правильно организованной работе проектного офиса каждому проекту должно быть комфортно, отметил Щетинин. «Появление в организации проектного офиса должно облегчить контакт между руководством, внутренними и внешними регуляторами, проектными командами и контрагентами и принести ценность каждому», — рассказал эксперт. По его мнению, для этого офис управления проектами должен строиться по сервисной модели и приносить пользу проектной команде, а не выполнять контролирующую функцию. «Самая большая ошибка, которую может совершить проектный офис,– заболеть «синдромом секретарши» и быть только контролером, а не помощником», — пояснил спикер вебинара.

Он подробно рассказал о том, как настроить сервис, как управлять сервисом проектного офиса и описал профиль его «идеального сотрудника». Щетинин представил Модель зрелости сервиса проектного офиса, отметив, что данная системная модель проектного офиса не противоречит известным моделям, но структурирует практический опыт специалистов. Модель содержит 5 метрик и 4 уровня зрелости.

Первая метрика касается продуктов и процессов. «На первом уровне просто есть ответственный за предоставление сервиса, на высшем – продуктовый ряд проактивно изменяется, процесс анализируется и улучшается», — пояснил А.Щетинин.

Вторая — коммуникации и клиенты. То, как в проектном офисе умеют работать с клиентами и выстраивать коммуникацию, – один из краеугольных камней сервисного подхода, отметил автор модели. «Если на начальном уровне – это коммуникация по факту обращения клиента, то на самом высоком уровне идет управление ожиданиями, запросы предупреждаются, проектный офис сам формирует спрос», — рассказал А.Щетинин.

Следующее измерение – ресурсы и инструменты. Здесь начальный уровень – личный ресурс ответственного и различные инструменты, которые применяются ситуативно, а высший уровень –  использование ресурса клиента и максимально возможная разумная автоматизация.

Четвертая метрика касается управления развитием, где на начальном уровне есть только действия по указанию руководства, а на высшем уровне появляются своевременные предупреждающие действия.

«Пятая метрика – лидерство, — рассказал Щетинин. — На начальном этапе решение вопросов происходит через непосредственного начальника, на высшем – через высшее руководство организации».

Участники вебинара также получили информацию о практическом применении модели, ключевых рисках формирования офиса управления проектами, а также о том, как приоритизировать задачи при построении офиса управления проектами.

Презентация доступна по ссылке.