Эксперт говорит - подборка свежих публикаций

Уважаемые коллеги! Традиционно, в конце недели размещаем для Вас подборку интересных и вдохновляющих публикаций, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

Фотоаппарат

Александр Калтыков, вице-президент Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ».
Консультант, эксперт, игропрактик.

На заре туманной юности, в начале карьеры руководителя проекта, сильно переживал за то, что многообразие событий и принятых решений в проекте не всегда удаётся уложить в разработанные формы.

Нет, правда, сильно старался, задерживался на работе, даже пробовал на это тратить выходные, но как только наступали трудовые будни всё повторялось с неизбежным постоянством.

Позже конечно выработалась привычка выделять приоритетные события и ключевые решения, фиксировать их и следить за своевременностью создания отчётов, но скажите кто тут без греха… ?

Однажды на глаза попалась история, которая придала моему опыту и моим стараниям философский смысл. Я сильно вырос после этого в собственных глазах и был от этого несказанно рад.

Получалось, что рабочие документы сами по себе самодостаточны, имеют ценность и конечно же (мои точно) имеют своеобразную привлекательность.

Делюсь историей, возможно кому-то это также принесёт пользу, ну или ещё какие-нибудь озарения.

Несколько лет назад в Нью-Йорке проводилась выставка, которая имела ошеломляющий успех. Фотоаппарат зарядили пленкой, поставили на автоспуск и сбросили с небоскреба. Он летел, вращаясь, и снимал то, что случайно попало в объектив, — окна, людей в окнах, стены, кусок неба. А потом разбился об асфальт.

Фотоснимки, сделанные камерой в полете, и стали экспозицией…

Доверяйте себе и всё у вас будет хорошо!

Всё относительно

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

К сожалению, я никогда не учился управлять проектами. Вся моя управленческая карьера – с колёс, надо что-то организовать, что-то проанализировать, с кем-то договориться, поговорить с людьми и т.д. и т.п. Я учился на ходу, на бегу.  Естественно, я часто ошибался, я «ударялся», меня больно «били», я «падал», но надо было подниматься и идти дальше.

В какой-то момент стало мне совсем невыносимо. С какой стороны к этим задачам подойти – непонятно, как их решать – тоже. Всё валилось из рук. Но делать то надо!

У меня очень много знакомых учёных физиков, которые работают в разных НИИ. Однажды я пожаловался моему бывшему научному руководителю на свою работу сложную и непонятную. И даже попросился вернуться обратно – науку двигать. Уйду из менеджеров – ничего не получается.

Научный руководитель мне говорит: «Не спеши. Попробуй поделать то, что умеешь делать ещё хуже, чем свои управленческие задачи, в течение продолжительного времени. Посмотри, что из этого получится. Потом и решишь.»

Я послушался совета уважаемого человека, взял отпуск на неделю и с энтузиазмом взялся за ремонт на даче: непонятно как делать, непонятно что делать, руки кривые, всё не так и не эдак и т.д. и т.п. Так я его и не сделал, но честно пытался решить эту комплексную задачу.

А потом вернулся в офис – а рабочие задачки, которые раньше вызывали глубочайший стресс, теперь понятные и родные. За пару дней сделал всё, что за месяц накопилось! И такой простой и понятной работа показалась, что сам потом удивлялся: как что тут вообще сложного? Как вообще можно было такую ерунду не сделать.

Отличный лайфхак от доктора физических наук оказался! На определенном этапе развития, может сработать.

Структуры в управлении проектами

Мария Романова
к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

Структурами проекта обычно называются иерархические декомпозиции проекта, необходимые и достаточные для эффективного осуществления процесса управления проектом в интересах различных участников проекта. Но также структурами проекта являются и организационные структуры проектов (матричные, функциональные, проектные).

Типов структур в управлении проектами гораздо больше. Понятие структуры проекта можно определить как организация связей и отношений между ее элементами. Они могут выстраиваться по целям, продуктам, организации участников и работ, их взаимосвязям.

Какие бывают структуры в управлении проектами? Для чего нужны структуры? Должным образом подготовленная и составленная структура проекта должна удовлетворять требованиям руководителя проекта и заказчика, помогает руководителю наделить участников проекта ответственностью за выполнение конкретных технических заданий, также позволяет создать простую систему отслеживания хода реализации проекта.

Первая и основная структура - иерархическая структура проекта или структурная декомпозиция работ. Искусство разбивки проекта состоит в умелом соединении трех различных структур - структуры процесса (этапы жизненного цикла), структуры продукта и структуры организации в единую структуру проекта. Такой подход позволяет, фокусируя внимание на конечных продуктах проекта, обеспечить разбиение, удобное для построения структуры ответственности за конкретные работы.

Построение иерархической структуры работ является первым шагом планирования проекта. Она устанавливает связи между планом проекта и потребностями заказчика, обычно представленными в виде функциональных спецификаций или описания работ. Эта структура представляет собой «дерево» ориентированных на продукт компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами и информацией, которые будут получены в результате реализации проекта. Позволяет распределить общий объем работ по проекту на поддающиеся управлению независимые блоки, которые передаются под управление конкретным специалистам. То есть если наложить иерархическую структуру работ на организационную структуру работ, то получится инструмент – матрица ответственности. Ключевые ответственные могут детализировать свои блоки работ для календарного плана графика.  

Комплекс взаимосвязей между работами часто называют логической структурой проекта, поскольку он определяет последовательность выполнения работ. Последовательность работ графически представляется в виде сетевой структуры работ.

Риски проекта также можно отобразить в виде структуры и соотнести с ключевыми ответственными, которые должны включить их структуру работ и взаимосвязей. Таким образом, возможно определить затраты по работам и построить графики исполнения, а также собрать затраты наверх по элементам и в инструментах более верхнего уровня видеть реальный статус выполнения блоков работ. Например, можно в рамках Дорожной карты оперативно представить статус руководству компании.

Структуризация проекта за счет связанных инструментов проектного управления обеспечивает на разных уровнях управления контроль, оперативное перепланирование и реагирование на вызовы.

Внешний фактор и управляемость

Пётр Пономарев,
Директор департамента управления проектами АО «КОНСИСТ-ОС» организации Госкорпорации «Росатом»

Вроде уже начали жить в условиях экономии инвестиционных денег, но... Как всегда, под конец года, Минэнерго преподнес сюрприз по сокращению раздела инвестиционной деятельности по которому и финансировалась основная масса ИТ-проектов.

Конечно, это не совсем не ожидаемая акция, но как всегда надежда, что это не случится никогда, была сильнее...

Заказчик из ИТ не стал комплексно принимать решения по всем ИТ проектам, поэтому остаётся надежда на инвестиционщиков, ведь обязательства заказчика по заключённым контрактам никто не снимал... А по всем новым проектам переориентировались на новый источник...

Удивительно, но иногда, если позволить событиям идти по логической цепочке и доводить ситуацию до апогея, конфликта, то даже при самоустранении от принятия системных решений основным заказчиком, обостренная ситуация сама привлечет внимание большего количества участников, в том числе из высшего руководящего звена и, тогда к решению подключаться другие подразделения, понимая масштабы бедствия и последствия...

Оговорюсь, что ситуация наша довольно серьезное исключение, поскольку у Заказчика затягивается период трансформации оргструктуры ИТ-вертикали и сейчас рассчитывать на принятие системных решений по вопросам и проблемам в части реализации ИТ проектов рассчитывать не приходится и, с каждым проектом, точечно находим сами выход...

Если отойти от тематики ИТ, то не раз наблюдал удивительную вещь, что не всегда надо пытаться переплыть против течения, особенно если поддержки со стороны нет, достаточно дать ход событиям с учётом получения в конце критичной ситуации, отойти от решения которой будет просто невозможно и не придется кого-то уговаривать в нее вписываться...

Поделиться своими мыслями на предложенные темы и задать вопросы авторам публикаций можно в телеграм-чате Сообщества Практиков Проектного Управления.

Напомним, что на площадке канала можно также продолжается ежедневная утренняя викторина на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4.