Эксперт говорит - подборка свежих публикаций

Уважаемые коллеги! Предлагаем вашему вниманию очередную подборку интересных публикаций от экспертов Сообщества практиков проектного управления (автор и модератор канала - Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

Правило трёх побед

Александр Калтыков

Вице-президент Ассоциации СОВНЕТ

Советов, как правильно начинать неделю, существует великое множество. Уверен, у многих из вас есть свои любимые способы. Честно признаюсь, я перепробовал разные методы, но остановился на одном простом, но эффективном правиле:

«Правило трёх побед»

Каждый понедельник я планирую свой день так, чтобы сначала обязательно реализовать три победы. Это могут быть любые успехи в моей работе: провести важную встречу, опубликовать новый пост в канале (поэтому именно в понедельник я пишу посты) или обозначить приоритетные задачи на предстоящую неделю. Главное - сделать это в самом начале дня. Когда три маленьких шага сделаны, появляется энергия и настроение, заряжающее меня на всю рабочую неделю!

Отметьте, что описанное изменение очень маленькое, но помогает значительно повысить личную эффективность и сохранять высокую мотивацию всю неделю.

Обратите внимание на своё начало недели. Быть может, вы ранее не задумывались о важности первых шагов, считая их неважными мелочами. Но простой подход может существенно повлиять на качество вашей профессиональной жизни и добавить комфорта в рабочие будни.

Чек-листы или Единое информационное пространство для проекта

Пётр Пономарев

Заместитель Генерального директора по бизнес - приложениям АО «КОНСИСТ- ОС», IPMA B, к.ф. - м.н.

Недавно прошла конференция: «Проектные офисы: успешные стратегии и тактики», где много обсуждений было вокруг применения чек-листов в проектному управлении и в работе офиса управления проектами.

Да, без чек-листов сейчас бывает трудно и не только в проектном управлении, но что если не замыкаться на них как панацее от всех бед?

Мы у себя в процессе эволюции проектного управления вначале обросли чек-листами, но потом поняли, что когда их стало много их заполнение стало настолько формальной процедурой, что результаты их применения показали не реальное отражение действительности, а ожидаемый результат.

В итоге мы пересмотрели подход проведения статусов по проектам. Раньше готовили слайды, сейчас перешли на рассказ с демонстрацией материалов и информации с проектного портала. Раньше по ключевым проектам проводили, сейчас по всем, сократив тайминг, но зато теперь по всем проектам заказчик имеет актуальную информацию и прямую эскалацию проблем, что приносит больше пользы, чем ранее заполняемые чек-листы.

На самом деле мы конечно же полностью не ушли от чек-листов, но привели их количество к разумному балансу в пользу единого проектного портала, где поддерживаем актуальную информацию по всем аспектам проекта.

Желаю всем при организации проектного управления использовать единые проектные пространства с заказчиками и придумывать механизмы, которые будут заставлять проектные команды вести на проектных порталах актуализированную информацию о проекте.

Что стоит на пути к успеху внедрения управления проектами в компаниях?

Инстинкты, желания и страхи.

Анна Телицына

Исполнительный директор ГК «Профмакс»,

Член жюри конкурса Проектный руководитель

Сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, GPM-B, ICPAgile, OKR

Профессионалы, занимающиеся внедрением проектного управления в компаниях, хорошо знают преимущества, которые приносит данный подход. Это справедливо как в рамках отдельного взятого проекта, так и в рамках целой компании. Для профессионального сообщества, эти преимущества очевидны, не вызывают сомнений и не требуют доказательств.

Однако, довольно часто сложности внедрения лежат не в плоскости понятия и\или восприятия предметной области, а в плоскости психологии личности. Проектное управление - это изменение культуры, отношений и смыслов. И эти изменения вызывают у многих собственников и топ-менеджеров ряд страхов и опасений.

В чем подводные камни проектов внедрения изменений?

• дефицит компетенций: недостаточно знаний, умений и навыков для внедрения изменений в управленческие процессы;
• не готовы собственники: много страхов, возврат инвестиций не очевиден;
• не готова команда руководителей: придется рисковать своим экспертным авторитетом. Делать новое, работать по-новому, практически как новичок;
• не готовы исполнители: не понимают, что надо делать;
• низкая лояльность персонала в целом: у каждого найдется целая куча более важных дел, чем ваш проект.

Все эти пункты представляют собой разные аспекты одной проблемы — недопонимание и боязнь изменений на всех уровнях управления.

Наличие подобных страхов в голове у собственников и руководителей приводит к определенной стратегии управления компанией и их личного поведения.

Также важно принимать во внимание готовность фирмы к подобным переменам. Таким образом, потребность в проектном управлении должна быть сформирована на всех уровнях управления. Сотрудники и менеджмент должны отчетливо понимать, зачем это нужно.

Поскольку внедрение проектного управления – это всегда изменение системы отношений внутри организации на многих уровнях: в культуре, процессах и информационных системах.

Управление проектами как новая управленческая культура и технология позволяет форсировано перейти от спонтанного развития в «точках роста» к целенаправленному планомерному развитию, от отдельных проектов и программ через проектно-ориентированные организации и компании к проектно-ориентированному бизнесу.

Однако, для того чтобы переход на проектное управление в компании завершился успехом, руководству компании прежде, чем приступить к внедрению такой системы управления, важно осознать для чего это нужно и быть готовым к планомерной и кропотливой работе, внедрению и соблюдению новых правил, на начальных этапах быть готовым понести серьезные затраты на специальное программное обеспечение, переподготовку, обучение персонала и другое. Только в случае неукоснительного соблюдения правил поэтапного внедрения и преодоления трудностей, связанных с сопротивлением персонала, описанных выше, внедрение проектного управления приведет компанию к совершенствованию ее деятельности.

Управление в условиях фиксированных сроков, уникального продукта и ограниченного бюджета – дисциплина, имеющая репутацию как науки, так и искусства (Н. А. Водолазский, «Проектный офис» (2022)).

Спросите в чем искусство? В умении лавировать между различными участниками, развеивая опасения и страхи собственников, привносить ценность от применения проектного подхода, помогая компании становиться лучше и сильнее.

Еще больше интересных и вдохновляющих публикаций на тему профессионального управления проектами можно в чате телеграмм-канала СППУ.

Вступить в сообщество можно по ссылке.