Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Сообщество практиков проектного управления на площадке своего телеграм-канала (автор и модератор канала - Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ) продолжает рубрику «Эксперт говорит», в которой эксперты-практики делятся своими рекомендациями и размышлениями на волнующие их темы, связанные с управлением проектами.

Предлагаем Вашему вниманию очередную подборку за прошедшую неделю.

Есть ли жизнь после отпуска?

Автор публикации Анна Телицына, руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

«Прогуливаясь сегодня утром по берегу моря, я вдруг осознала, что еще только вчера поковала чемоданы, предвкушая долгожданный отдых, а сегодня с сожалением поймала себя на мысли, что до конца отпуска осталось всего несколько дней. И нужно снова возвращаться в Москву и погружаться в рабочий ритм. Даже несмотря на то, что я очень любою свою работу, мысли о скором возвращении в офис не вызвали у меня оптимизм.
Как из отпускного режима вернуться к рабочим будням и не испытать стресс — читайте в сегодняшнем материале.

Советы помогут легко и просто вернуться в рабочий режим и облегчат начало первой недели после отдыха.

1. Памятка самому себе
   Залог успешного отдыха — хорошо потрудиться в последнюю рабочую неделю. И давайте будем честными, многие из нас этим грешат – желанием успеть все!
   Но если все-таки какие-то задачи вы передаете коллегам, составьте для них подробные инструкции, как поступить в той или иной ситуации и где найти нужные бумаги. Обязательно приберите документы на столе и в компьютере, при необходимости закройте доступ к компьютеру другим сотрудникам— это снизит риск потери информации.
   Предварительное планирование первого рабочего дня — еще один важный пункт предотпускной программы. Обозначьте заранее, за что возьметесь сначала. Список обязательных дел спасет вас от надвигающегося вала задач и паники в первый день.
2. Отпуск – время зарядиться позитивом.
   Еще один совет — забыть о делах на время отпуска. И не важно в какой должности вы работаете или каким важным проектом руководите. Помните, чем качественнее отдых, тем больше сил будет на новые амбициозные задачи после него. Отпуск — это время зарядиться позитивом, набраться сил, осмыслить свою жизнь.
3. Начинайте настраиваться на работу заранее.
   Конечно оптимально из поездки возвращаться за два-три дня до конца ваших каникул, так вы физически и психологически успеете отдохнуть от отпускных активностей и дороги и не придете на работу уже уставшим. Если есть такая возможность, то проведите последние пару дней в спокойном режиме домашнего отдыха.
4. День выхода из отпуска – четверг.
   Еще некоторые эксперты рекомендую начинать рабочую неделю с четверга, тогда стресс будет меньше и вхождение в рабочий ритм будет мягче. Четверг-пятницу отработали, а там снова передышка, и понедельник уже не кажется таким страшным.
5. Подведите итоги отпуска.
   Этот пункт может показаться странным, но он является важным. Отпуск — это своего рода проект, и по его окончании полезно подвести итоги. Это не только позволит сохранить приятные воспоминания, но и станет якорем хорошего настроения и позитивных эмоций. Очень часто отпуск становится толчком для новых идей, целей и проектов.
6. Наполните первый рабочий день положительными эмоциями.
   Итак, подготовка завершена, настал день Х — первый рабочий день после отпуска. Его можно сделать праздничным: если у вас в офисе это принято, принесите привезенные экзотические сладости, фрукты, сувениры и устройте чаепитие с коллегами. Если такой практики в вашей компании нет, просто принесите с собой свое хорошее настроение, а побаловать себя чем-то вкусным можно вечером, отметив окончательный выход из отпуска.
7. Не сгорите сразу
   Если работа позволяет и руководитель не возражает, проведите первые дни размеренно. Не стройте грандиозных планов, не пытайтесь решить сразу все задачи. Также постарайтесь в первый рабочий день не принимать ответственных и важных решений. Если это возможно, отложите их на несколько дней. Когда вы полностью войдете в рабочий ритм, то сможете объективнее взглянуть на ситуацию и принять взвешенное решение.

Входите в рабочий ритм плавно.

После отпуска мы полны сил и энергии, но не стоит сразу набрасываться на работу. Неправильно распределив свой ресурс, вы рискуете быстро «перегореть». К тому же за время вашего отсутствия ситуация на работе могла измениться, и задачи, над которыми вы работали до отпуска, перестали быть актуальными. Не оценив обстановку и ринувшись в бой без разведки, вы рискуете впустую потратить время и силы.

По мнению ученых, полная психологическая адаптация после отпуска продолжается 40 дней.

Учитесь отдыхать не только в отпуске, но и в любое свободное время».

Отчёт за 3-ий квартал текущего года о динамике развития проектного управления https://sovnet.ru/news/issledovanie-indeksa-dinamiki-razvitiya-proektnogo-upravleniya-v-rossii-finalnyy-otchet

Комментирует Евгений Гаврилов, директор по стратегии и инвестициям Метафракс Кемикалс

«Появление отчёта от Совнет - очень своевременное явление. Область менеджмента, которая по своему объёму превосходит любую поддерживающую функцию, долгое время была "в тени", как что-то несущественное. А тем не менее мы говорим об управлении инвестициями, которые составляют пятую часть от ВВП страны.

Отчёт построен на широко применяющейся методике индексов PMI и отражает динамику оценок и ожиданий менеджеров проектов по ключевым показателям отрасли. Помимо простого удовлетворения любопытства результаты отчёта можно использовать для сравнения своей компании с общими трендами и принятия решений о наиболее удачном старте проекта. В частности, отчёт даёт динамику по ожидаемой загрузке проектных команд и их ожидаемых доходах. Несрочные проекты можно отложить, чтобы не создавать избыточный спрос на рынке.

Понятно, что, как и в любом аналогичном отчёте, измеряется "средняя температура по больнице" - по отраслям и видам проектов могут быть различия. Но, во-первых, на больших числах эти ошибки сглаживаются до справедливых трендов. А во-вторых, некоторые хорошо известные нам стандарты вообще декларируют, что компетенции руководителей проектов могут не отличаться по отраслям. Поэтому желаю авторам отчёта наращивать базу интервьюируемых, а руководителям проектов накапливать опыт по полезному использованию результатов!»

«Не знаешь решения - вспомни, что ты ещё умеешь и не делал»

Автор публикации Ускорев Илья Викторович, руководитель службы качества частной Южно-Корейской космической компании KAIROSPACE Co., Ltd.

«Бывает так, что на пути к цели встречаются, казалось бы, неразрешимые задачи, которые, кажется, невозможно решить и не знаешь, как к ним подступиться. Смотришь и так и сяк и уже всех на работе спросил, и в интернете поискал, позвонил экспертам знакомым, родным и близким, даже бабушку, пионеров и депутатов гос.думы спросил, чай с соседкой тоже не помог -  ответа так и не нашел. Что делать?

Прекратить искать там где вы знаете и начать искать там, где вы не знаете!!!

Вам и вашему окружению явно не хватает знаний и опыта - это надо просто признать и ничего в этом страшного нет.

Что же может быть источником поиска решения задачи? На мой взгляд это следующие инструменты или действия:

1. Найдите сообщества, группы экспертов, которые вам не были знакомы или по каким-либо причинам вас там нет. По моему опыту всегда новичков встречают как минимум нейтрально, а в большинстве случаев по-доброму и уже сложившиеся экспертные группы могут помочь найти вам решение, подсказать другой взгляд на проблему.

2. Вспомните о каком-либо контакте в вашей жизни, с которым у вас сложились дружеские добрые отношения и который в аналогичной отрасли, предмете вопроса может иметь свой взгляд. Не требуется встречаться именно по вопросу. Лучше организовать поход в театр, парк, пикник, ещё какое-нибудь отвлеченное мероприятие и разговор о вопросе затеять как бы невзначай.

3. Сходите наконец в библиотеку. Да, да - вы не ослышались. А что вы студентами не ходили туда, чтоб написать свои диссертации и дипломные работы? Не хотите в библиотеку - книжный магазин вам в помощь - как бы это не архаично звучало зачастую на реальных полках можно найти книги и в них информацию, которой нет в вашем гугле.

4. Отложите задачу на какое-то время, если это возможно и вообще о ней не думайте. После этого освободите до пустоты всё, что до этого по задаче делали, кроме того, что является изначальными входными условиями для решения и требованиями к конечному результату. Проведите аля сеанс йоги или медитации в месте, где никто вас не потревожит и не будет отвлекать думать.

5. Решайте задачу с конца. Какой предпоследний шаг был бы, чтобы оставалось уже завершить и получить финальный результат, какой шаг предпоследний и что для этого нужно было бы, и так далее до первоначального состояния, в котором вы сейчас. Это инструмент обратного анализа. Можно отматывать обратно до какого-то момента, а потом уже с вашей точки домотать до неё и соединить.

6. Можно посмотреть на решение задачи не со своей стороны, а, к примеру, как бы делал кто-то другой если бы вы ему эту задачу поставили. Включите воображение и инструмент вживания в чужую роль. Это могут быть совершенно простые люди, даже не имеющие отношение к проблематике. Иногда не стандартное мышление помогает подойти с другой стороны. Представьте человека другой профессии - дворник, кассир, строитель, пилот, бухгалтер, физик, учитель и т.д.
7. Не делайте ничего. Пойдите с женой, подругой, мужем, другом и т.д. в кафе - закажите хорошего вина и еды, прогуляйтесь по парку. Спросите, как это поможет? Никак - зато вы расслабитесь и освободите мозг от головной боли и выспитесь. В следующие дни повторить п.1-6 :)

У кого ещё какие лайфхаки, друзья?»

Эффективность проектной команды

Автор публикации: Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

«В Гугле задумались и провели исследование - что же именно может повлиять на эффективность проектных команд.

Первоначально определили, что эффективность — понятие применимое и к рабочим процессам, и коммерческим результатам и к оценкам проектных команд.

Многие из тех факторов, которые обычно считались ключевыми для эффективности команд оказались не значимы в ходе исследования. Не обязательно членам команды работать в одном помещении. Оказалось, трудно сказать однозначно, как скажется на работе команды низкий уровень нагрузки. Всё равно, есть ли консенсус в принимаемых решениях. Не влияют на успех команды размер, степень ее зрелости и локальные достижения отдельных членов. В команде не важно, сколько интровертов, экстравертов.

Но вот что оказалось реально значимым:
1. Психологическая безопасность: «Если я допущу ошибку, команда меня не съест».
2. Надежность обещаний: «Когда команда даёт обещание, что-то сделать в назначенный срок, то выполняет его».
3. Структура и ясность: «В нашей команде работает действенный, ясный процесс принятия решений».
4. Значимость работы. «Работа, которая выполняется в команде для меня имеет большую важность».
5. Влияние на общие цели. «Работа моей команды оказывает влияние на глобальные цели компании».

Вглядитесь в результат: эффективность команды - это психологическая безопасность, профессионализм и понимание целей проекта.

Теперь обратимся к родной проектно-управленческой среде.

Любой отечественный менеджер понимает, что наличие сильных компетенций и профессионализм – это очень важно. Иными словами, даже жёсткие руководители не желают работать с бездарями. Все хотят профессионалов и многие готовы за это хорошо платить.

С пониманием и взаимосвязями целей ситуация обстоит гораздо хуже, но она тоже улучшается. Большинство уже поняли связь коммерческих результатов и проектной деятельности, спасибо аджайлу. Некоторые даже знают и применяют постановку smart-целей.
Но если говорить о психологической безопасности, то будет полный провал. Принятие ошибок, наказания и порка по поводу и без является культом у нас. Это принято именовать «жёсткими условиями работы», «уходом из зоны комфорта».

Но правда в том, что наказание - есть наказание. До тех пор, пока значение психологической безопасности не дойдет до наших руководителей, мы так и будем продолжать поиски профессионалов, ставить перед ними вдохновляющие задачи, а затем расстреливать за ошибки».

«Трудный» проект

Автор публикации: Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

«Трудный» проект должен быть в опыте у каждого руководителя проектов. По моему мнению, без этого невозможно состояться эксперту. Сегодня хочу вспомнить свой опыт.

Эксперты Сообщества практиков проектного управления делятся своим опытом и стараются рассказать о том, как избегать тех или иных сложных ситуаций на проекте. Эти знания, надеемся, помогут как начинающим, так и опытным руководителям проектов. Хорошая книга, методика, лучшая практика – все будет полезно. Но только когда мы сами оказываемся в условиях «трудного» проекта, тогда весь наш опыт и полученные знания начинают работать максимально эффективно.

Начинал я в роли руководителя проекта с типовых проектов поставки технологического оборудования и небольших проектов улучшений. Для повышения скорости разработки конструкторской документации сформировали электронный каталог унифицированных изделий; сформировали систему поставки оборудования в блочно-модульном исполнении, что сокращало проведение монтажа на площадке заказчика в два раза и т.п. Настоящий «трудный» проект случился у меня, когда я перешел в проекты повышения эффективности всей компании. Любой трансформационный проект сложен изначально, тем более если он связан (а он связан) с изменением организационной структуры компании, устранением бизнес-функций и/или их автоматизацией. Это вызывает колоссальное сопротивление и, в таких проектах, РП сильно «прокачивает» свои «мягкие» навыки управления проектами. Начиная от мотивации сотрудников на поддержание рабочих мест в чистоте, до вовлечения в проекты с экономическим эффектом для компании: это и подача предложений по улучшениям, и самостоятельная реализация проектов. Безусловно это и работа с заказчиком проекта и заинтересованными сторонами. Нашей команде удалось вовлечь сотрудников компании в улучшения, безусловно была поддержка первого лица (помним: без заказчика — нет проекта), основное сопротивление было на уровне среднего звена руководителей и части ТОП-менеджеров. Что по результатам: то нашей команде и другим командам холдинга удалось сократить расходы на 2 млрд. руб. за счет организационно-технических мероприятий. Я безмерно благодарен тому опыту, который позволяет мне эффективно реализовывать проекты по сей день.

Какие обязательные условия для входа в «трудный» проект назову:

1. Заказчик такого проекта — либо первое лицо компании, либо заместитель, для которого достижение целей проекта личная ответственность.

2. Вы либо обладаете необходимыми компетенциями для реализации такого проекта, либо идете в команду чтобы этот опыт приобрести (как было у меня в первом таком проекте).

3. Ваша команда — ваша основная опора, не жалейте средств на создание высокоэффективной команды, и на её мотивацию.

Наверное, зрелому РП идти в «трудный» / рисковый проект не стоит. А начинающему РП, посоветовал бы, стремиться к таким проектам. Обязательно взвесьте все риски, чтобы вас не раздавило, и получите тот опыт, который сформирует из вас настоящего руководителя проектов».

Обсудить с экспертами эти и другие темы в области профессионального проектного управления, а также предложить свой материал для публикации, можно в чате телеграмм-канала СППУ.

Напоминаем, что на площадке канала также продолжается утренняя викторина на знание элементов компетентности и проходит много других интересных активностей.

Вступить в сообщество можно по ссылке.