Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Уважаемые коллеги! Предлагаем вашему вниманию подборку свежих публикаций, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления  (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

 

Чайник?

 

Мнемотехника в управлении проектами - это когда слово «сложно», не означает слово «трудно»

 

Александр Калтыков

Вице-президент Ассоциации СОВНЕТ

 

Приглашаю поэкспериментировать на данную тему.

 

Итак, все мы знаем, что в основе международного стандарта ICB 4.0 лежат элементы компетентности. Хотите вы того или нет, но настоящие профессионалы в управлении проектами должны их знать.

 

Давайте возьмем один элемент и разложим его на ключевые показатели. Но сделаем это необычным способом, через образы или образные действия. И…, попробуем отгадать, о каком элементе идет речь.

 

Поехали:

Элемент компетентности...

Чайник. Поддержание тепла и заботы о команде.

 

Ключевой показатель 1:

Проявляет инициативу в работе, предлагает другим свою помощь и советы

Чайник всегда готов вскипятить воду, заварить чай, который согревает, бодрит и является источником вдохновения.

 

Ключевой показатель 2:

Берет на себя ответственность и демонстрирует заинтересованность в результате

Чайник кипятит воду до нужной температуры и сохраняет тепло, символизируя постоянную заботу.

 

Ключевой показатель 3:

Осуществляет руководство, коучинг и менторинг с целью улучшения работы специалистов и команд.

Чайник имеет ручку, которая позволяет контролировать поток воды и равномерно распределять тепло, избегая перегрева.

 

Ключевой показатель 4:

Применяет адекватную власть и влияние для достижения целей.

Чайник оснащен свистком, который сигнализирует о готовности чая и своевременности момента.

 

Ключевой показатель 5:

Принимает, продвигает и пересматривает решения при необходимости

Чайник можно наполнить водой снова и снова, символизируя определенную гибкость и адаптивность.

 

Ну что, уверен, многие отгадали элемент компетентности: "Лидерство". Согласитесь необычный подход к изучению нового для вас материала?

 

В профессии руководителя проекта часто приходится иметь дело с изучением большого количества информации, будь то методички, инструкции или рабочий материал для проекта. Для тех, кто хочет самостоятельно освоить искусство мнемотехники, предлагаю запомнить несколько универсальных шагов:

 

1. Разбейте материал на части: Разделение сложного текста на небольшие фрагменты облегчит его усвоение и сделает процесс запоминания более управляемым.

 

2. Определите ключевые моменты: выделите самые важные части текста, которые требуют особого внимания. Это поможет сосредоточиться на главном и упростит процесс запоминания.

 

3. Создайте яркие ассоциации: Придумывайте необычные и смешные ассоциации для каждой ключевой части текста. Такие образы помогут быстрее и прочнее закрепить информацию в памяти.

 

4. Создавайте историю: объедините ключевые моменты в единую сюжетную линию или историю. Это создаст контекст и поможет удерживать информацию в голове.

 

5. Регулярно повторяйте: повторение - мать учения. Регулярное возвращение к изученному материалу укрепит ваши знания и улучшит их удержание в долговременной памяти.

 

Используйте мнемотехнику в своей повседневной жизни - это существенно её упростит и сделает более весёлой.

 

Лично я применяю её повсеместно и даже в своей работе при подготовке коллег к сертификации. Таким инновационным способом мы готовим себя сразу после курса пройти сертификационные испытания. Результат поразительный, сдают экзамены подавляющее большинство. Точнее не сдают экзамены только те, кто не хочет сдать.

 

Тестируйте бесплатный модуль:

https://t.me/Kaltykov_bot?start=link_lhsM17sT5a

приходите на подготовку к сертификации и давайте вместе делать нашу жизнь лучше!

 

О веревке и слонах

 

Евгений Беспалов

Руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

 

Один странствующий руководитель проектов во время командировки в отдалённый регион увидел любопытную картину: мощных слонов, которые работали на стройплощадке, на ночь привязывали к кольям с помощью тонкой и непрочной верёвки. Животные, обладая колоссальной силой, могли бы легко порвать её и уйти, но даже не пытались.

 

Местный управляющий объяснил этот парадокс: когда слоны ещё малы, их привязывают точно такой же верёвкой. Юные слонята пробуют вырваться, но у них ничего не выходит. Со временем они формируют стойкое убеждение: «Эта верёвка — непреодолимый барьер».

 

Эта установка настолько прочно закрепляется, что остаётся с ними на всю жизнь, даже когда они вырастают в исполинов, чья сила несопоставима с прочностью верёвки.

 

Эта история — идеальная метафора выученной беспомощности, которая часто поражает команды и целые организации в проектной деятельности.

 

Мы смотрим на новый амбициозный проект, сложный KPI или инновационную методологию и сразу решаем: «У нас не хватит ресурсов», «Руководство нас не поддержит», «Мы так никогда не делали, это не сработает». Мы даже не пытаемся «дернуть за верёвку» — то есть бросить вызов устаревшим бюджетным ограничениям, непрозрачным процессам, неэффективным инструментам или вере в то, что «здесь так не принято».

 

Мы смиряемся с мнимыми рамками, даже не проверив, а не стали ли мы за эти годы «сильнее»: не появились ли новые технологии, не изменилась ли рыночная конъюнктура, не выросла ли на самом деле наша экспертиза.

 

Успех проекта часто начинается с простого вопроса: «А это ограничение ещё актуально или это просто та самая “верёвка”, которую мы давно переросли?»

 

Какой статус отчёт Вы предпочитаете?

 

Дмитрий Медведев

Директор СОВНЕТ-СЕРТ

 

Часть 1: Трудности и решение

 

История вопроса

 

Когда в начале нашего тысячелетия я был начинающим Руководителем проекта и формировал периодические Отчёты по статусу реализации проекта, то конечно же, читая труды В.Д. Шапиро, И.И. Мазура, Н.Г. Ольдерогге, вдохновляясь «Библией РМ-а» — PMBoK-ом, старался как можно подробнее и в разных разрезах сформировать их так, чтобы потом сохранилась вся история по продвижению проекта для изучения её «в будущем» (привет «Lesson learning»!).

 

Шаблоны попадались всё такие, что параметров было — море! К тому же, опирался при планировании и отслеживании «карты бытия проекта» на Microsoft Project (ещё 98-й версии, если кто ещё помнит...) — там отчёты формировались в виде распечатки приличной стопки макулатуры, внушающей уважение только одним своим видом.

 

Долгое время я эту работу по периодичной отчётности воспринимал как тяжёлую, нудную, но необходимую часть проектного менеджмента (особенно это ощущение подпитывалось тем, что работал тогда с проектами, финансируемыми либо Всемирным банком, либо ЕБРР — там на каждый выданный Евро приходилось примерно на 40 центов отчётности по использованию этого выделенного Евро — кто проходил это, тот поймёт...).

 

Поиск оптимального формата

 

Однако, постоянно была одна ключевая проблема — эти отчёты никто не читал!

 

И уже довольно долгое время спустя я начал задумываться над тем, как бы оптимизировать эти Статус-отчёты таким образом, чтобы информация о «здоровье проекта» была понятна при быстром обзоре на 1-2-х страницах размером с А4 (ну,... или хотя бы А3).

 

Как оказалось, я был не одинок в этих поисках и направлениях мысли. В Штатах Clark A. Campbell (по образованию — инженер-химик, работавший в проектах компании «DuPont») сначала написал книгу «Управление проектом на одной странице», а потом, организовал компанию и разработал софт по подготовке отчётности по его методологии на одной странице.

 

Изучив его опыт и рекомендации, я тоже проникся идеей создавать не комплексный многостраничный (структурированный, но с большим количеством информации) Отчёт о ходе реализации проекта, а делать больше «Дашборды», которые дают больше наглядности и, соответственно, больше предсказуемости в дальнейшем протекании работ по проекту.

 

Решение

 

В результате моих размышлений и экспериментов родилась идея принципиально иного подхода к формированию статус-отчетов. Вместо бесконечных таблиц и графиков, насыщенных детальной информацией, я предложил простое и эффективное решение — короткий отчет объемом буквально на одну-две страницы, содержащий лишь самую важную информацию.

 

Теперь главная цель состояла в том, чтобы передать суть происходящего на проекте, сделав отчет интуитивно понятным даже руководителям высшего звена, которым некогда углубляться в тонкости деталей. Ведь самое важное в таком подходе — способность быстро воспринять информацию и принять необходимые управленческие решения.

 

Часть 2: Практическое применение

 

Опыт внедрения

 

Пришло время поделиться личным опытом внедрения методики формирования компактных статус-отчетов. Одной из первых возможностей применить новый подход стала работа с крупным государственным институтом, где руководство выражало заинтересованность в реформировании, однако не обладало необходимым опытом в области качественного проектного менеджмента.

 

Здесь перед нами стояла задача одновременно изменить внутренние процедуры и интегрировать новые информационные системы. Важно отметить, что институт испытывал недостаток опыта в управлении такими ключевыми элементами, как управление рисками, управление изменениями и коммуникации.

 

Этап внедрения

 

Мы решили начать с самого простого — внедрить базовые инструменты, такие как Реестр рисков, План проекта и Статус-отчеты. Эти документы позволяли нам отслеживать ход работ и своевременно реагировать на возникающие проблемы. Такой постепенный подход оказался крайне полезным, поскольку давал сотрудникам возможность привыкнуть к новым процедурам, постепенно увеличивая сложность и глубину аналитики.

 

По мере развития проекта, мы столкнулись с необходимостью расширения функциональности наших отчетов. Появились дополнительные требования по учету финансовой составляющей проекта, оценки риска и проблем текущего этапа. Таким образом, наши статус-отчеты стали включать:

 

1. План по основным направлениям работ: общий процент выполнения, возможные риски и статус каждой отдельной задачи.
2. План по вехам: контрольные точки и сроки их достижения.
3. Текущие риски и проблемы: детализация возникающих трудностей и потенциальных угроз.
4. Проведённые работы прошлого периода и планы на следующий этап: краткий обзор выполненных действий и перспективы дальнейшего продвижения.
5. Анализ финансового состояния проекта: сравнение планового и фактического бюджетов, прогнозы расходов.

 

Результаты внедрения

 

Применение новых подходов позволило существенно сократить объем бумажной волокиты и сделать отчетность прозрачной и доступной для понимания всеми участниками процесса. Благодаря такому подходу руководители получили возможность оперативно оценивать положение дел и принимать обоснованные решения.

 

Кроме того, сама структура документа позволила выявить слабые места проекта и сконцентрироваться на ключевых проблемах, повышая шансы успешного завершения. Теперь совещания по ходу проекта перестали быть формальностью и превратились в эффективные площадки для обсуждения и выработки решений.

 

Основные выводы

 

Переход от традиционных многослойных отчетов к простоте и ясности стал важной частью моего профессионального пути. Сегодня я убеждён, что статус-отчет должен быть именно рабочим инструментом, позволяющим не только контролировать выполнение плана, но и активно способствовать достижению целей проекта. Использование минималистичных и чётких форматов значительно облегчает жизнь всей команде и повышает шансы на успех.

 

 

Еще больше интересных и полезных публикаций на тему профессионального проектного управления вы найдете в телеграм чате в Сообщества Практиков Проектного Управления. Вступить в сообщество можно по ссылке.