Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Сообщество практиков проектного управления на площадке своего телеграм-канала (автор и модератор канала - Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ) продолжает рубрику «Эксперт говорит», в которой размещаются интересные и полезные для профессионального сообщества публикации от экспертов-практиков в области проектного управления.  

Предлагаем Вашему вниманию подборку материалов за прошедшую неделю.

Подготовка к изменениям — залог успешного преодоления

Пётр Пономарев

Директор департамента управления проектами АО «КОНСИСТ-ОС» организации Госкорпорации «Росатом»

Изменения происходят постоянно — на работе, дома, в повседневной жизни. Обычно мы воспринимаем перемены скептически, если они не связаны с приятными сюрпризами вроде повышения зарплаты или переезда в новый дом. Но даже такие положительные события вызывают стресс и требуют усилий для адаптации.

Именно поэтому искусство управления изменениями превратилось в отдельную дисциплину, изучающую психологические механизмы сопротивления новым условиям и предлагающую эффективные методы борьбы с ним. Сегодня существует масса методик, тренингов и курсов, призванных облегчить этот процесс и сделать переход менее болезненным.

Недавно наша компания столкнулась с масштабной внутренней трансформацией. Руководство приняло решение организовать обязательные онлайн-курсы по управлению изменениями, включив небольшие тесты для закрепления материала. Многие поначалу встретили инициативу настороженно, воспринимая её как лишнюю нагрузку и отвлекающий фактор.

Однако постепенно ситуация начала меняться. Сотрудники, прошедшие обучение первыми, активно делились своими впечатлениями и опытом с коллегами. Начались обсуждения в корпоративном чате, обмен мнениями и советами. Вскоре интерес стал распространяться лавинообразно, и темпы освоения новых знаний значительно увеличились.

После завершения программы был проведен анонимный опрос среди участников, чтобы выяснить предпочтения относительно формата дальнейшего обучения. Большинство высказалось за сохранение дистанционного формата, подчеркивая удобство самостоятельного планирования своего графика и возможность сочетать учёбу с выполнением рабочих обязанностей.

Выводы и перспективы:

- Гибкость в организации учебного процесса позволила сотрудникам эффективно осваивать материал, минимально отвлекаясь от основной работы.

- Онлайн-обучение показало себя отличным инструментом подготовки кадров к изменениям, обеспечивая доступность и оперативность подачи необходимой информации.

- Умение быстро адаптироваться к новым условиям становится ключевым фактором успеха современных компаний, позволяя оперативно реагировать на рыночные вызовы и сохранять конкурентоспособность.

Итог: Любые крупные проекты, предполагающие значительные трансформации, нуждаются в грамотном управлении изменениями и качественной подготовке сотрудников к их восприятию. Только так можно добиться высокой скорости внедрения и максимальной отдачи от проведенных реформ!

Доверяй, но проверяй

Евгений Беспалов

Руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Частая оплошность начинающего руководителя — излишняя вера в подчинённых

Откуда приходят в управление? Как правило, из числа толковых практиков. Эти люди привыкли выполнять задачи добросовестно и предполагают, что на руководящей позиции окружат себя такими же ответственными коллегами. Увы, реальность иная!

Вам предстоит взаимодействовать с самыми разными персонажами: бездельниками, фантазёрами, мошенниками, людьми с гибкой моралью, сложными личностями, халтурщиками, нечистыми на руку, демотивированными «талантами», пассивными сотрудниками, активными, но недалёкими людьми. И просто с теми, чья компетентность оставляет желать лучшего.

Поэтому никогда не принимайте слова за чистую монету! Обязательно выстраивайте систему, позволяющую лично отслеживать результаты работы команды. И неукоснительно применяйте этот контроль.

– Но ведь в IT-сфере не бывает таких кошмарных кадров?

– Ещё как бывает! В сфере технологий их ничуть не меньше, чем в любой другой отрасли.

Обеспечиваем адаптивность риск-плана в проекте

Мария Романова

к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

Чтобы создать достаточно гибкий подход к управлению рисками и успешно справляться с новыми угрозами или изменениями существующих, важно регулярно обновлять реестр рисков. Проверяя этот документ на полноту в начале проекта, мы продолжаем его обновление на протяжении всего процесса.

Каждому выявленному риску назначается ответственный (risk owner), задача которого — отслеживать возможные триггеры риска. Еженедельные внутренние встречи посвящаются обсуждению статуса пяти наиболее значимых рисков, а ежемесячно формируются краткие отчёты по рискам для информирования спонсоров проекта.

При наступлении какого-либо риска немедленно активируется заранее разработанный план реагирования. Параллельно оценивается влияние произошедшего события на общий график работ: если отклонение серьёзно, возможно привлечение резерва времени и бюджета.

По окончании проекта обязательно проводится ретроспективный анализ реализованных рисков и оценки эффективности предпринятых мер. Это позволяет выявить уроки на будущее и повысить эффективность управления рисками в последующих проектах.

Использование регулярного пересмотра реестра рисков вместе с наличием резерва порядка 10-15% по времени и бюджету даёт возможность успешно справиться с несколькими неожиданными проблемами без серьёзных негативных последствий для проекта. Опыт российских компаний показывает, что проект способен выдержать наступление двух-трёх значительных рисковых событий и всё ещё оставаться в рамках установленных ограничений.

Важность сохранения контроля над остаточными рисками заключается в наличии чётко назначенного ответственного лица и детально разработанного плана реагирования для каждого существующего риска. Благодаря проведённым мероприятиям уровень совокупного взвешенного риска снижается примерно на 60-70%, обеспечивая контролируемый уровень неопределённости перед началом основной фазы реализации проекта.

Остаточные высокоприоритетные риски, такие как зависимость от поставщиков, также контролируются соответствующими мерами и резервами ресурсов. Основной показатель успешности риск-менеджмента — отсутствие крупных инцидентов без предварительно подготовленных планов на протяжении всего проекта. Достижение этого показателя становится возможным лишь при условии тщательного планирования и подготовки.

Таким образом, эффективное управление рисками является ключевым фактором успешного завершения сложных проектов.

Желаю всем успехов в управлении проектами! Пусть каждый ваш проект завершится вовремя и качественно, несмотря на любые возникающие сложности.

Следовать правилам или слушать себя?

Александр Калтыков

Вице-президент

Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»

Представь себе обычный будничный день. Ты стоишь перед выбором: либо действуешь по заранее расписанным стандартам и чётким алгоритмам, либо следуешь внутреннему голосу, который настойчиво предупреждает тебя: «Осторожней, что-то здесь не так».

Какой бы ты выбрал путь?

Методики и регламенты удобны, понятны и просты. Они позволяют держать руку на пульсе, контролировать процессы и минимизировать риски. Но иногда, заглянув внутрь себя, понимаешь, что простого следования инструкциям недостаточно.

Моя практика показывает, что интуиция — это не дар свыше, а скорее продукт твоего многолетнего опыта, наблюдений и чувствования процессов. Когда всё складывается идеально по шаблонам, порой стоит обратить внимание на своё состояние. Чувствуешь лёгкое беспокойство? Возможно, оно даёт знак, что где-то спрятана ошибка, которую трудно заметить сразу.

Каждый из вас наверняка сможет вспомнить историю, когда вы, руководствуясь логикой и имеющимися фактами, принимали решение вопреки своим сомнениям, а потом оказывалось, что ваши сомнения были оправданны. Это и есть одно из проявлений интуиции.

Важно уметь слышать эти маленькие знаки и относиться к ним внимательно. Так что, может быть, стоит добавить немного интуиции в ежедневную практику управления проектами?

Ну а ты, дорогой читатель, ловил ли когда-нибудь такие мгновения озарений? Может, стоит признаться самому себе, что внутренняя уверенность бывает ценнее безупречного расчёта?

Обсудить с экспертами эти и другие темы в области профессионального проектного управления, а также предложить свой материал для публикации, можно в чате телеграмм-канала СППУ.