Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Продолжаем публиковать самые интересные и свежие статьи от экспертов Сообщества практиков проектного управления (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

История одной полезной привычки 

Александр Калтыков

Вице-президент Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»

Когда-то довелось поработать в одной крупной компании. Возглавлял проектный офис и внедрял проектное управление. В сложившейся культуре компании было принято проводить многочасовые совещания. Офис действительно был огромный, и требовалось большое количество людей, чтобы разобраться в статусе сложных комплексных задач. Однако мой организм тяжело переносил длительные совещания: через 30 минут после начала я улетал куда-то мыслями и постоянно выключался из дискуссий. В какой-то момент я осознал, что это мне мешает и очень скоро начнёт сказываться на моей работе, но что с этим делать, никак не мог придумать.

Я стал пить кофе на совещаниях, пытался накануне лечь спать на час раньше (вот прям серьёзно сейчас), но всё было тщетно, пока не пришла в голову одна идея. Надо признаться, в тот момент своей жизни я как раз серьёзно увлекся мнемотехникой и на занятиях с тренером получил задание рисовать на карточках полученную информацию в течение дня. На очередном длительном совещании я пришёл с большим блокнотом и ручкой с разноцветными чернилами. Конечно, мои первые творения были ужасными, в них ничего невозможно было понять даже автору произведения. Но зато я перестал отключаться, был всегда в теме дискуссий и мог в любой момент отреагировать на вопрос.

Навык рисования я, конечно, впоследствии улучшил, и теперь любой разговор продолжительностью более 15 минут стараюсь сопровождать рисованием. Рекомендую попробовать внедрить себе такую полезную привычку: она сделает вашу жизнь как минимум веселее и интереснее. Вот три простых правила, которые помогут вам начать воспитывать в себе художника:

1. Начните с малого: Возьмите простой карандаш и начните рисовать простые фигуры или символы, которые ассоциируются у вас с темой разговора.

2. Используйте цвет: Цветные ручки или маркеры помогут выделить ключевые моменты и сделают ваши рисунки более выразительными.

3. Не бойтесь ошибок: Главное – не стремиться к идеалу, а просто наслаждаться процессом. Ваши рисунки могут быть абстрактными или символическими, главное – чтобы они помогали вам лучше запоминать и обрабатывать информацию.

Перегрузка инструментами

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

В мире управления проектами выбор инструментов — это важно, но многие менеджеры попадают в ловушку, увлекаясь разнообразными программами и приложениями. Столько классных софтов, что хочется попробовать каждый. А вдруг именно этот новый инструмент станет тем самым, что перевернет нашу работу и выведет команду на новый уровень?

Вспоминается известная детская сказка о рыболове, который, собираясь на ловлю рыбы, взял с собой всё, что может пригодиться — начиная от самовара и заканчивая чемоданом с «двумя тысячами нужных вещей». Казалось бы, такая предусмотрительность должна была помочь ему, но в итоге лодка оказалась перегруженной и затонула. Эта аллегория прекрасно иллюстрирует проблему, с которой сталкиваются многие менеджеры: перегрузка инструментами и методами может отвлечь от главной цели.

Когда менеджер увлекается новыми функциями и возможностями, он теряет из виду задачи и цели проекта. Вместо того чтобы сосредоточиться на ключевых аспектах управления, он погружается в изучение новых инструментов, забывая об основах. В итоге это может привести к неэффективности и хаосу в команде.

Важно помнить, что инструменты — это всего лишь средства для достижения целей. Выбирайте их осознанно, понимая, какие задачи они помогут решить. Разумный подход к выбору технологий и их интеграции в рабочие процессы приведет к лучшим результатам. Не позволяйте соблазну множества новых решений затмить ваш фокус на главном. Внимательно анализируйте, какие инструменты действительно необходимы для вашего проекта, и старайтесь избегать перегрузки, которая может оказаться столь же разрушительной, как и в истории о рыболове. Успех приходит не через количество, а через качество и целенаправленность действий.

Согласно наблюдениям, постоянное упование на инструменты зачастую приводит к неудачам тех, кто не развивает свои навыки и компетенции. В далеком каменном веке успех охотника определялся не качеством его орудий, а мастерством выслеживания добычи. Аналогичным образом, в эпоху Средневековья на рыцарских турнирах побеждал не тот, кто обладал самым тяжелым мечом, а тот, кто демонстрировал лучшую реакцию и подготовленность. Перенесемся в наши дни: уровень продаж в бизнесе не зависит от наличия сложных систем CRM, а от способности сотрудников выстраивать доверительные отношения с клиентами.

Важно понять, что успешный менеджер проекта — это не просто мастер работы с программами, такими как MS Project. Куда важнее, чтобы он достигал качественных результатов в установленные сроки и в рамках бюджета. На самом деле, можно успешно управлять проектом, план которого будет записан на простом куске бумаги, и это не приведет к катастрофе. Хотя, безусловно, в современном мире лучше использовать современные технологии, ключевой момент заключается в том, что основное внимание следует уделять взаимодействию с людьми, определению целей и управлению рисками.

Эта философия подчеркивает, что наивное стремление к использованию самых современных инструментов не гарантирует успеха. Необходимо развивать навыки общения, стратегического мышления и анализа, чтобы эффективно справляться с задачами. В конце концов, именно эти человеческие качества делают проект успешным. Важно помнить, что инструменты — это лишь вспомогательные средства, а истинная сила заключается в умении работать с людьми и адаптироваться к меняющимся условиям.

Проведение тщательного анализа ваших управленческих инструментов – это важный шаг к оптимизации процессов в команде. Вам стоит обратить внимание на количество используемых инструментов. Если их больше трех, вероятно, ваша команда сталкивается с определенными трудностями. Избыточное количество инструментов может привести к путанице и снижению эффективности.

Внутрикомандные конфликты

Мария Романова

к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

Согласно модели командообразования американского исследователя Брюса Такмана, любая проектная команда переживает определённый цикл развития: формирование (команда собирается) → штурм (столкновение эго, личности, старшинства, смешение ролей) → нормирование (формирование взаимопонимания) → результат (совместная работа позволяет добиться результата).

Стадия штурма имеет решающее значение с точки зрения успеха проекта и зависит от того, насколько хорошо прошла предыдущая стадия — формирование. Отсутствие доверия к коллективу или проектной субординации, черты характера — всё это может привести к конфликтам между участниками команды, которые влияют на качество и сроки проекта. А это, в свою очередь, влияет на стоимость, сроки и результаты проекта.

Проекты часто подвержены изменениям: меняется объём, членов команды перераспределяют на другие проекты, сдвигаются сроки, сотрудники получают приоритетные поручения. На этом этапе важным условием успеха является гибкость и адаптивность. На проектную команду одновременно влияет большое количество как внешних, так и внутренних факторов. И если команда не может вовремя адаптироваться к изменениям, то может столкнуться с существенными отклонениями, перерасходом бюджета и другими проблемами в достижении целей.

Личностные факторы имеют критичное значение для командных взаимодействий. Черты характера вряд ли получится изменить, но способы заложить правильную рабочую культуру — есть. Во-первых, важно постараться создать доверительную атмосферу в команде, заботиться о потребностях специалистов и помнить, что в отношениях с людьми очень важно правильно управлять ожиданиями. Во-вторых, существенная часть вопросов отпадёт, когда все в команде знают цели и задачи проекта, свои роли и обязанности, а также индивидуальные ключевые показатели эффективности — все понимают, чего от них ожидают, кто и как принимает решения.

Также важны интересы и зоны влияния участников. Применение инструментов управления стейкхолдерами и правило, что следует избегать личных конфликтов, затрагивающих чувства собственного достоинства участников команды, обеспечивают контроль и управляемость в команде. А также создают уважительную, этичную и профессиональную среду не только для работы в проектах, но и для личностного развития. Это позволяет команде добиваться долгосрочных результатов, решать авральные задачи совместно и получать положительный эффект от командной работы. Ощущать себя частью команды — это особое удовольствие, если можно её создать и поддерживать, то в это стоит вкладываться!

Управление ресурсами: ключ к успешному выполнению проекта

Анастасия Палагушкина,

Эксперт по календарно-сетевому планированию, контролю и управлению рисками в проектах.

Важность ресурсного планирования

При работе над крупными промышленными проектами ключевую роль играет правильное управление ресурсами. Без учета ресурсов графики превращаются в абстрактные схемы, далекие от реальной жизни. Ресурсы оживляют проект, делая его выполнение возможным и контролируемым. Они включают в себя такие важные элементы, как трудозатраты, физические объемы работ, затраты по смете и машины и механизмы.

Роли различных видов ресурсов

- Трудозатраты: Определяют время, которое рабочие тратят на выполнение задач. Помогают выявить перегрузку и дефицит рабочей силы, обеспечивая равномерную загрузку персонала.

- Физические объемы работ: Показывают количественные результаты выполненных работ, что помогает контролировать процесс и своевременно закрывать выполненные объемы.

- Затраты по смете: Финансовые ресурсы, необходимые для выполнения работ, помогают оценить реализацию проекта в рамках согласованного бюджета.

- Машины и механизмы: Техника, требующаяся для выполнения задач, должна учитываться вместе с трудозатратами и финансовыми затратами.

Проблемы игнорирования ресурсов

Игнорирование ресурсов в графике может привести к следующим проблемам:

1. Нереалистичные сроки выполнения задач.
2. Перегрузка ресурсов, приводящая к невозможности выполнения задач вовремя.
3. Дефицит ресурсов, ведущий к простоям и неэффективному использованию средств.
4. Влияние на бюджет, выражающееся в перерасходе финансов.

Преимущества грамотного ресурсного планирования

Грамотное управление ресурсами обеспечивает:

- Реалистичные сроки выполнения задач.

- Устранение перегрузок и простоев ресурсов.

- Поддержание проекта в рамках бюджета.

- Возможность прогнозировать риски и управлять изменениями.

Взаимодействие ресурсов с ключевыми этапами проекта

Ресурсы оказывают прямое влияние на все основные этапы проекта:

- Сроки: Увеличение или уменьшение численности работников и наличие техники напрямую влияют на продолжительность выполнения задач.

- Бюджет: Перегрузка персонала и задержка в использовании техники увеличивают расходы на аренду и сверхурочные работы.

- Ключевые этапы: Корректное распределение ресурсов на предыдущих этапах гарантирует своевременное достижение важных вех проекта.

Решение проблем перегрузки и дефицита ресурсов

Современные инструменты, такие как Spider Project, Primavera P6 и другие, позволяют выявлять перегрузку ресурсов и планировать их оптимальное распределение. Методы выравнивания ресурсов помогают предотвратить одновременное назначение задач одним и тем же ресурсам.

Прогнозирование изменений доступности ресурсов

Изменения в доступности ресурсов, будь то персонал или техника, требуют предварительного учета в графике. Это делает план более реалистичным и адаптивным к изменениям.

Практики мирового опыта

Мировые проекты используют специализированные инструменты и методики, такие как Metra Potential Method и Lean Construction, для оптимизации использования ресурсов и минимизации рисков.

Заключение

Ресурсное планирование – это основа успешного выполнения проекта. Оно позволяет предвидеть проблемы, управлять рисками и обеспечивать соблюдение сроков и бюджета. Правильное управление ресурсами – залог успеха любого проекта!

Делитесь своими мыслями и комментариями, знакомьтесь с новыми публикациями и участвуйте  ежедневной утренней викторине в телеграм-чате Сообщества Практиков Проектного Управления. Вступить в сообщество можно по ссылке.