Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Уважаемые коллеги! Предлагаем Вашему вниманию подборку свежих публикаций, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

 

 

Уравнение

 

Александр Калтыков

Вице-президент Ассоциации управления проектами СОВНЕТ

Консультант, тренер, эксперт

IPMA, Level A

 

Как одно простое умозаключение может изменить подход к управлению проектами

 

В мире проектного менеджмента часто возникают ситуации, когда решения кажутся сложными, а путь к успеху теряется среди множества задач и проблем. Но что, если секрет успеха кроется в самом начале? Что, если ключ к решению проблемы скрыт в том, как мы формулируем её?

 

Предлагаю рассмотреть высказанный тезис  на простом примере:

 

Уравнение: 2 + 2 = x

 

На первый взгляд, эта простая арифметическая операция кажется очевидной. Однако за этой простотой скрывается глубокий смысл, который применим ко многим аспектам нашей жизни, включая управление проектами.

 

 Левая сторона уравнения равна правой стороне

 

Эта идея может показаться тривиальной, но она имеет огромное значение. В контексте проекта это означает, что решение задачи уже содержится в самой задаче. Задумайтесь - решение задачи уже содержится в самой задаче.  Это утверждение может звучать парадоксально, однако оно подчеркивает важность правильной постановки вопроса.

 

 Как постановка задачи влияет на результат

 

От того, как вы сформулируете свою проблему, зависит то, каким будет ваше решение. Если задача поставлена неправильно, решение также окажется неверным. Например, если вы пытаетесь решить проблему нехватки ресурсов, задаваясь вопросом «как увеличить бюджет», возможно, стоит пересмотреть сам процесс распределения ресурсов, а не пытаться найти дополнительные средства.

 

Это особенно важно в управлении проектами, где каждый шаг требует чёткого понимания цели и ресурсов. Чем точнее вы определите свои потребности и ограничения, тем проще будет находить эффективные пути их преодоления.

 

 Мурашки по коже от осознания

 

Когда вы осознаёте, что ответ на ваш вопрос всегда находится внутри самого вопроса, это может вызвать удивление и даже восхищение. Ведь теперь вы понимаете, что ключ к успеху лежит не столько в поиске новых методов или технологий, сколько в правильном подходе к постановке задачи.

 

 Переформулируйте задачу, если решение вас не устраивает

 

Часто бывает так, что найденное решение не удовлетворяет ожиданиям. В таких случаях многие начинают искать новые подходы или инструменты, забывая о том, что проблема может заключаться в неправильной постановке задачи. Вместо того чтобы продолжать искать новое решение, попробуйте взглянуть на саму задачу под другим углом.

 

Переформулировав условия, вы можете обнаружить, что ранее упущенное из виду стало ключевым элементом успешного решения. Это может привести к совершенно новым идеям и подходам, которые раньше казались невозможными.

 

 Выводы

 

Простое математическое уравнение 2+2=x может стать мощным инструментом в управлении проектами. Оно напоминает нам о важности правильного подхода к постановке задач и поиска решений. Помните, что ответы находятся внутри вопросов, и чем детальнее вы сформулируете задачу, тем больше шансов на успешное её решение.

 

Ну и напоследок приведу 10 основных принципов постановки задач, с учётом вышеизложенного:

 

1. Четкость и конкретность:

   Задача должна быть четко и конкретно сформулирована, чтобы избежать двусмысленности и недопонимания. Важно точно определить цель, ресурсы и ограничения.

 

2. Поиск ответа внутри задачи:

   Ответ на задачу зачастую уже заложен в ее условиях. Правильная постановка задачи помогает выявить скрытые возможности для решения.

 

3. Соответствие левой и правой сторон уравнения:

   Необходимо убедиться, что требования задачи соответствуют возможностям и ресурсам. Если они не совпадают, нужно пересмотреть либо постановку задачи, либо доступные ресурсы.

 

4. Анализ исходных данных:

   Перед началом работы над задачей необходимо тщательно проанализировать все имеющиеся данные и условия. Это поможет избежать ошибок и неэффективных решений.

 

5. Готовность к пересмотру:

  Если предложенное решение не соответствует ожиданиям, следует рассмотреть возможность переформулировки задачи. Иногда изменение угла зрения позволяет увидеть новые пути решения.

 

6. Простота и ясность:

  Сложные задачи должны быть разбиты на простые шаги, чтобы облегчить их выполнение и контроль. Простые и понятные задачи легче решать и контролировать.

 

7. Фокус на результате:
   Формулировка задачи должна быть ориентирована на конечный результат, а не на процесс достижения этого результата. Это помогает сосредоточиться на главном и избегать лишних действий.

 

8. Проверка на реалистичность:
   При постановке задачи важно учитывать реальные возможности и ограничения. Нереалистичные задачи приводят к разочарованию и снижению мотивации.

 

9. Инклюзивность:
   Участие всех заинтересованных сторон в процессе постановки задачи способствует более полному пониманию проблемы и поиску оптимального решения.

 

10. Обратная связь:
    Регулярная обратная связь позволяет корректировать ход выполнения задачи и своевременно вносить изменения при необходимости.

 

Эти принципы помогут обеспечить эффективное управление проектами и достижение поставленных целей, используйте их в своей работе и всё у вас будет хорошо!

 

Кристаллизация проектной команды

 

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

 

Том ДеМарко в своей книге «Человеческий фактор: успешные проекты и команды» рассказывает о том, что такое кристаллизация команд:

 

«Команда, прошедшая кристаллизацию, — это группа людей, столь сильно связанных, что целое становится больше суммы составляющих его частей. Производительность этой команды выше, чем производительность тех же людей, не перешедших порог кристаллизации. И, что столь же важно, удовольствие от работы также выше, чем можно было бы ожидать, учитывая природу работы. В некоторых случаях кристаллизованная команда может замечательно себя чувствовать, работая над задачей, которую другие посчитали бы откровенно скучной.

 

Как только начинается кристаллизация команды, вероятность успеха очень резко возрастает. Команда может стать неумолимой силой, стремящейся к успеху. Управлять этой стихией — одно удовольствие. Вы проводите большую часть рабочего дня, убирая препятствия с их пути. Управление в традиционном смысле этого слова им не нужно и уж точно не нужны дополнительные стимулы. Они уже обладают собственным импульсом.

 

Причины такого явления не столь сложны: команды по природе своей склонны формироваться при наличии целей. (Скажем, спортивная команда. Может ли она вообще существовать без цели?) До кристаллизации команды ее участники, возможно, имели различные цели. Однако в процессе кристаллизации каждый поверил в общую цель. Эта корпоративная цель обретает особую важность по причине её значимости для группы. И хотя сама по себе цель может казаться участникам команды выбранной наудачу, они стремятся к её достижению с невероятным напором».

 

Многие адепты мягкого, неформального стиля управления аргументируют свой стиль управления как повышение шансов на кристаллизацию команды. На мой взгляд, это ошибка! Формализованные процессы: управленческие, производственные, социальные гораздо лучше, намного быстрее кристаллизуют группу людей, чем их отсутствие.

 

Формальные процессы – это рёбра прочности, скелет, база, вокруг которой и происходит кристаллизация. Военные и спортивные достижения являются прекрасным примером. Амёбы не кристаллизуются!

 

Однако, чтобы идеи могли воплотиться в жизнь необходимо не упустить момент, когда формальные процессы теряют свою роль как основы и становятся лишь клеткой для них. И собственно, следить за всем этим — одна из основных задач менеджера.

 

 

Развитие проектного производства (проектирования) -  а много шапочек можно?

 

Дмитрий Самаров,
Управление развития инженерных компетенций
АО «Атомэнергопроект»,
Старший преподаватель
кафедры «Проектирование сложных инженерных объектов» НГТУ им. Р.Е.Алексеева

 

Ключевой аспект снижения сроков и стоимости сооружения сложных инженерных объектов – качественное проектирование и организация строительства.

 

Любому человеку ясен тот факт, что устранение ошибок и коллизий дешевле в десятки, сотни и тысячи раз при проектировании, нежели на этапе строительства строительстве.

 

Любая организация, занимающаяся инжинирингом сложных инженерных объектов, для сохранения конкурентоспособности на этапе проектирования ищет способы получения совокупного эффекта от:
- внедрения ТИМ;
- внедрения и разработки собственных САПР;
- развития методологии и оптимизации процессов проектирования;
- развития инженерных компетенций проектировщиков и сотрудников, сопровождающих процесс проектирования;
- внедрения технологий искусственного интеллекта и машинного обучения;
- и прочих аспектов проектирования;

 

Не лишним стоит отметить разработку базовых и референтных проектов, использующих от 50 до 85% готовых технологических решений и поставляемого оборудования.

 

Решение глобальной стратегической задачи по типизации и унификации проектных решений лежит в основе ответа на вопрос, а сколько можно сделать шапочек при ограниченных ресурсах?

 

 

 

Говорите не о людях, а с людьми

 

Екатерина Булхина, руководитель программ ПАО «Газпром нефть», методолог и практик управления изменениями

 

Изменения в организации – это неизбежность, но они часто вызывают сопротивление и стресс.

 

Ключевым фактором успеха в управлении изменениями является правильная коммуникация.

 

Забудьте о монологах, говорите с людьми, а не о них.

 

Вместо того, чтобы просто объявлять о нововведениях, вовлекайте сотрудников в процесс.

 

Объясните:
-Почему эти изменения необходимы? Какая проблема решается?
-Как эти изменения повлияют на сотрудников?
-Какие будут преимущества, а какие –  изменения?
-Как  можно  участвовать  в  процессе  изменений? 

 

Предоставьте  платформы  для  обратной  связи  и  предложений.

 

Коммуникация должна быть:
- Ясной и доступной:  Избегайте  жаргона  и  сложных  терминов.
- Честной и прозрачной:  Открыто  обсуждайте  потенциальные  риски  и  проблемы.
- Двусторонней: 
Создайте  возможность  для  диалога  и  ответов  на  вопросы.
- Регулярной: 

 

Не  прекращайте  общаться  с  сотрудниками  даже  после  введения  изменений.

 

Правильная  коммуникация  – это  не  просто  информирование,  это  создание  единого  видения  и  объединение  усилий  в  достижении  общих  целей.

 

 

Руководитель проекта и полномочия

 

Пётр Пономарев - директор департамента управления проектами АО «КОНСИСТ-ОС» организации Госкорпорации «Росатом»

 

Когда проект проходит гладко без сучка и задоринки, то никто и не задаётся вопросом хватает ли руководителю проекта полномочий для полноценного выполнения своих функций. 

 

Однако, жизнь вносит свои коррективы и возрастает количество проектов высокой степени неопределенности в которых все идёт не по ранее задуманному плану, и каждый раз руководитель проекта сталкивается с необходимостью проработки и реализации новых управленческих решений по проекту, способных скорректировать его ход в части возвращения к первоначальным срокам и стоимости.

 

Разбор реальных проектов, по которым шли неоднократные переносы сроков,  показал, что часто руководитель проекта для реализации управленческого решения по проекту тратил время и усилия на объяснения и справки обоснования для руководства по этому решению, и иногда сроки принятия решения затягивались и оно уже было бессмысленным, поскольку проект перешёл в новое состояние и требовались новые управленческие решения. Руководитель проекта фактически стал администратором проекта. При этом ответственность за реализацию проекта и соблюдения всех его изначальных параметров так и остаётся за руководителем проекта.

 

Хотелось бы обратиться к руководителям проектов, при очередном своем назначении на проект, в обязательном порядке прорабатывайте вопрос о достаточности своих полномочий для реализации проекта и принятия управленческих решений по проекту. Это как минимум может привести к повышению эффективности вашей работы, как максимум убережёт от многих бед.

 

Еще больше интересных публикаций можно найти на страницах телеграм-канала Сообщества практиков проектного управления.

 

Напоминаем, что в чате этого канала также проводится ежедневная утренняя викторина на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4. Присоединяйтесь к участию!