Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Сообщество практиков проектного управления (автор и модератор канала - Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ) на площадке своего телеграмм-канала продолжает рубрику «Эксперт говорит», в которой эксперты-практики в области проектного управления делятся своими размышлениями на актуальные темы.

 

Предлагаем Вашему вниманию очередную подборку интересных публикаций за истекшую неделю.

 

Правило «5 – 3 – 1»

 

Антон Маркин,

эксперт в проектном и бережливом управлении

 

Ранее мы уже обсуждали, в чем заключается суть инструментов бережливого производства. Эти инструменты помогают нам, как руководителям проектов, прежде всего, экономить время на принятии решений. И, конечно же, экономить время наших заказчиков.

 

Данное правило используется при представлении статуса проекта в виде дашборда. Оно подразумевает, что лицо, принимающее решения, должно потратить:

- 5 минут на ознакомление с информацией на дашборде;

- 3 минуты на понимание проблем;

- 1 минуту на принятие решений.

 

Правило «5 – 3 – 1» подходит для принятия управленческих решений в любом масштабе: как в управлении подразделением, так и в управлении проектом или регионом. Важно только время, которое мы тратим на принятие точных управленческих решений, а его у нас не так много.

 

Для этого нам необходимо иметь точные данные, представленные в доступной и понятной форме. В процессе коммуникации важно предоставлять и получать информацию в сжатом и понятном виде. Это касается как исполнителей, руководителей проектов, так и заказчиков. Если для вашего дашборда по проекту (по задачам подразделения) невозможно применить данное правило, то его необходимо переделать.

 

Навык краткости поможет вам и в представлении результатов проекта. Чтобы популяризировать инструменты бережливого производства, мы с коллегами из АНО «Мосстратегия» создали пятиминутные ролики о каждом из них. Ниже я оставлю ссылку на видео с моим участием. Буду признателен, если сообщество предложит идеи для улучшения. Оставляйте свои предложения в комментариях.

 

Нажимайте play!

 

 

Часы

 

Александр Калтыков

Вице-президент

Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»

Консультант, тренер, эксперт

 

Сегодня начнём цитатой из книги моего любимого писателя Михаила Жванецкого:

 

«Если в артель портовых грузчиков попадал нежелательный человек, двое клали ему мешок на спину на один сантиметр ниже и он его, подбрасывая, поправлял. К концу смены он падал от усталости. Он не мог понять, что прежде, чем хватать мешок, надо наладить отношения.»

 

Уже много, много раз написано и сказано о том, что «мягкие навыки» в управлении проектами настолько важны, что их отражение можно найти даже в ICB 4.0 в виде целой сферы компетентности «Люди».

 

Однако именно поэтому, по причине такой важности, необходимо об этом чаще вспоминать и сегодня это будет нелишним.

 

Некоторое время назад возглавлял сначала группу консультантов, а затем уже и Проектный Офис одной крупной (федерального уровня) компании. Задача которая ставилась Заказчиком и для чего были приглашены консультанты это внедрение системы управления проектами.

 

Забегая вперёд сообщу, что вопреки расхожим мнениям о бесполезности консультантов в этом вопросе поставленная цель была достигнута и получены рекомендательные письма о качественной работе.

 

Но возвращаясь к нашей истории, сообщу, что отношения между сотрудниками в компании были мягко говоря не добрые. Ну как не добрые, люди которые должны были быть проводниками идей проектного управления в компании между собой даже не здоровались. И это не потому что была пандемия или так исторически сложились правила делового этикета. А вот потому, что каждый считал себя самодостаточным и единственным, кто делает работу правильно. В рамках одного поста рассказать всё, что пришлось сделать, чтобы изменить ситуацию не реально, но тезисно остановлюсь на двух важных моментах, которые изменили вектор усилий этих сотрудников.

 

Первое и самое полезное это конечно же длительная беседа один на один с каждым участником для глубокого понимания его личных интересов и формирование ожиданий от совместной работы над внедрением системы управления проектами. Именно совместной работы, так как убеждён по другому система не заработает. Нет, то есть внедрить и отчитаться можно, но работать не будет.

 

Но, есть и вторая составляющая. Не то чтобы более важная, но цементирующая и направляющая на созидательный труд.

 

Однако, прежде чем я о ней расскажу давайте немного поиграем. Предлагаю прочитать историю, которая меня вдохновила на это решение и сделать свои выводы.

 

Как-то после поездки в нью-йоркском метро, Чарли Чаплин обнаружил, что карман его потяжелел. Там оказались чужие золотые часы. Не понимая, как они у него очутились, он отнёс их в полицию, а уже на следующий день получил странное анонимное письмо:

 

«Дорогой мистер Чаплин! Пишет вам профессиональный вор-карманник. Вчера в метро я вытащил у одного господина золотые часы. Однако, увидев вас, решил сделать подарок и опустил их в ваш карман.»

 

С тех пор прошел один год. Вор так и не был пойман, не нашёлся и хозяин часов, поэтому полицейские переслали их обратно Чаплину. Но история на этом не закончилась.

 

В газетах писали об этом случае. Через некоторое время я получил второе письмо:

 

«Дорогой мистер Чаплин! Год назад я ехал в метро, и у меня украли часы. Я прочёл в газетах, что какой-то карманник подарил их вам. Пусть мои часы останутся у вас, мистер Чаплин. А так как я не меньший почитатель вашего необыкновенного таланта, чем вор-карманник, то посылаю к своим часам и золотую цепочку.»

 

Внизу под постом в комментариях можно писать свои варианты. Если пост наберёт хотя бы 10 лайков, отдельно вечером опубликую финал этой истории.

 

***

 

 

 

Красивые решения

 

Евгений Беспалов

руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

 

В системах проектного управления безусловно существуют национальные особенности. Есть замечательные исследования Павла Алфёрова про особенности в России на эту тему (https://infostart.ru/pm/1919101/). Добавлю и я свои 5 копеек.

 

Наше отечественное качество – стремление к красивым решениям. Из-за нашей любви к таким решениям, проектные команды часто сталкиваются с проблемами.

 

В мире проектных команд часто возникает проблема, связанная с тем, что мы склонны увлекаться красивыми, но не всегда практичными решениями. Казалось бы, важнее было бы быстрее добиться результата, но для нас, россиян, это не всегда приоритет. Мы предпочитаем стремиться к идеальному решению, которое отвечает не только требованиям заказчика, но и нашим внутренним стандартам качества.

 

Особенно русскому человеку важно уделить время "доведению задачи до ума". Для него это не просто работа, а своего рода культивирование совершенства. Если же время на это не выделяется, возникает чувство недовольства собой и своей работой. Мы склонны проявлять недовольство отсутствием возможности довести проект до идеала, выражая свои эмоции и мнения как в разговорах с коллегами, так и в публичных постах на тематических платформах.

Но проектное мышление не должно так работать: уже пора двигаться дальше, а мы все снимаем с детали невидимые заусенцы.

 

Одним из наиболее действенных способов преодоления застоя является предоставление команде задачи-отдушины, где каждый сможет найти возможность для раскрытия своего таланта и творческого потенциала. Процесс полировки результатов, осуществляемый в течение нескольких месяцев, способствует не только повышению качества выполняемой работы, но и улучшению эффективности всей деятельности.

 

Красота, конечно, изменяет мир, но в мире проектного управления она не является главным фактором успеха. Здесь, каждый день играет большую роль в достижении целей, а решающее значение играет скорость реализации проектов! Особенно в современном мире, когда точно определенное будущее всё ближе и ближе.

 

 

Сила профессиональных сообществ экспертов

 

Анна Телицына

руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

 

На прошлой неделе завершилась первая Всероссийская конференция «Проектные офисы: успешные стратегии и тактики». На мой взгляд, это главная встреча руководителей Проектных офисов и их команд для обсуждения вопросов трансформации роли Проектных офисов и обмена опытом применения проектного подхода в разных сферах бизнеса.

 

Насыщенная программа мероприятия, мэтры проектного управления на сцене и в зале, практические советы и реальные истории в очередной раз показали востребованность и ценность профессиональных сообществ и площадок для дискуссий. Подобные мероприятия позволяют специалистам Проектных офисов расширять свои знания и опыт, делиться своими наработками и поддерживать контакт друг с другом. Благодаря этому растет общий уровень экспертизы, а значит, и качество оказания сервисов Проектного офиса.

 

На полях Конференции удалось обсудить много интересного и актуального, в т.ч.:

- Какие виды PMO сейчас востребованы?

- Как меняется само подразделение и отношение к нему?

- Какими компетенциями должен обладать руководитель и сотрудники PMO?

- Где в структуре правильнее "приземлять" Проектные офисы?

- Как измерить ценность и эффект от деятельности проектного офиса?

 

Еще несколько лет назад Проектный офис создавался в компаниях как некая дань моде, и его результативность редко интересовала собственников, особенно если учитывать, что ощутимый эффект от внедрения проектного управления можно оценить, в большинстве случаев, только в долгосрочной перспективе. Тенденция меняется, и сегодня уже на старте создания Проектного офиса, его деятельность привязывают к измеримым экономическим показателям, требуют обеспечить поставку ценностей и бизнес-выгод как для бизнес-подразделений, так и менеджмента компании в целом.

 

Эффект, который получает компания от создания Проектного офиса, усиливается постепенно, с ростом востребованности Проектного офиса:

• растет прозрачность процессов,
• улучшает качество управления проектами,
• уменьшается количество ошибок,
• возрастает качество результатов проектов,
• формулируются общие описания подходов и методов.

Рост популярности проектного управления, до сих пор при построении Проектного офиса наблюдается разница в подходах и многие заказчики формулируют цели, задачи, термины и предполагаемые результаты работы Проектного офиса по-разному. Нет единого четкого понимания того, что Проектный офис может дать компании.

 

Именно наличие общего понимания процессов, «гигиенического минимума» выполняемых функций, чёткого понимания необходимых знаний и компетенций к Руководителю Проектного офиса и его команде позволит сблизить позиции с основными заказчиками и повысить уровень «приживаемости» подразделения.

 

В воздухе давно негласно звучал вопрос о создании единых отраслевых стандартов. На конференции Президент Ассоциации СОВНЕТ А.Товб представил новый стандарт «Требования IPMA к компетентности профессионалов Офиса управления проектами (ОУП) с дополнениями СОВНЕТ» также сообщил о запуске в России новой международной сертификации IPMA для профессионалов Офисов управления проектами.

 

Участие в профильных конференциях — это не только возможность услышать или поделиться с коллегами по цеху своими болями и/или успехами, но и возможность зарядиться энергетикой атмосферы и отдельных харизматичных участников, побыть в кругу единомышленников и друзей, увлеченных управлением проектами.

 

С почином!

 

 

Поделиться своими комментариями по вопросам, поднятым экспертами, а также предложить свою тему для публикации, можно в чате телеграмм-канала СППУ. Напоминаем, что на площадке канала также продолжается утренняя викторина на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4.