Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Уважаемые коллеги! Предлагаем вашему вниманию подборку свежих публикаций, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления  (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

Что особенного в управлении проектами?

Мария Романова

к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

«Эта неделя - начало учебного года, поздравляю всех с Днем знаний и посвящаю этот пост началу учебного года.

Меня часто спрашивают студенты, чем проектное управление отличается от всего остального. Простой ответ - детальным планированием с зависимостями, это как начало проектного управления. Далее начинается усложнение, что планирование должно строиться от иерархической структуры работ, в которой самих работ пока нет), что структура является базой для других планов проекта. И вообще, все начинается от целеполагания. От анализа стейкхолдерлв и их влияния на проект.

Это как в рассуждении Шрека о кольцах лука «Великаны не так просты как кажется. Великаны как луковицы, многослойны».

Но мои студенты нетерпеливы и еще так далеки от реальностей проектного мира. Поэтому только на практике, на кейсах можно осознать, какие инструменты и в какой степени нужны.

Самые простые для понимания инструменты - это план коммуникаций и матрица ответственности, но они быстро забываются. Тема коммуникаций очень важна, и ее развивают в контексте своих интересов.

Очень популярна тема мотивации, ее все "пропускают” через себя и, конечно, развивают и используют в своих интересах.

Очень долго ”заходит” тема управления рисками. Но эффект сразу виден, поэтому уже не могут без нее. Становится правилом, если не ты не управляешь рисками, значит ты ничем не управляешь.

Простая тема про стили лидерства, очень сложная - управление изменениями. Интеграция - доступна только профессионалам и продвинутым пользователям).

Учиться и развиваться в проектном управлении можно всегда, поэтому желаю вам найти что-то интересное и для вас в этом учебном году.

Какие цветы вы выбираете на 1 сентября?

Я выбираю гладиолусы, и пусть учебный год будет успешным для нас всех!»

Отпускной лайфхак

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

«Летний лайфхак для любого менеджера, да что уж там - любого офисного сотрудника.

В любом спорте, в любом спортзале, если прийти и начать без разминки серьезно заниматься, то наверняка сорвешь себе какие-нибудь мышцы, получишь травму или что-то ещё плохое.

Если на работе в первый после отпуска день сразу взяться за тяжелую задачу, то тоже ничего хорошего не получится. Необходимо разогреваться и разминаться постепенно: пообщаться с коллегами, распланировать свою рабочую жизнь на ближайший месяц, неделю, заняться какой-то несложной рутиной.

Да, может возникнуть ощущение, что первый рабочий день будет бездарным и непродуктивным, и это верное ощущение, но что поделать. Зато вкатишься в работу спокойно, без травм.

Разминка всем нужна и только тем бедолагам, кто не знает, что такое отдых и не прекращал работать, можно обойтись без неё, а остальным без неё даже опасно».

Как у вас управляют изменениями?

Антон Маркин, эксперт в проектном и бережливом управлении

«Проекты запускаются с целью улучшения ситуации. Во многих случаях такого улучшения невозможно достичь только за счет получения результата проекта — для этого также необходимо изменить поведение сотрудников организации, в большей или меньшей степени»

IPMA ICB 4.0, Практика управления проектом, раздел 4.5.13. «Изменения и преобразования»

— Как у вас управляют изменениями? — это первый вопрос, который должен задавать специалист на собеседовании. Если процессы в компании не пересматриваются, нет разбора инцидентов, нет выученных уроков – на такую компанию не стоит тратить время (только если вы не lean-менеджер). Если вы не связали свою деятельность с повышением эффективности бизнеса, то в компании, где нет процедур пересмотра процессов, вы быстро дойдете до стадии выгорания.

Как менеджер, управляющий изменениями, прихожу в такие компании. На начальном этапе всюду сопровождает запах пыли и отсутствие какой-либо мотивации в глазах сотрудников. Квинтэссенцией этого может быть картина актового зала из советской эпохи — их и сейчас возможно встретить в разнообразных НИИ. Этакое болото, где нет места инициативе. Но стоит лишь выстроить систему решения проблем и поддержки инициатив сотрудников, как отношение меняется кардинально: и к проводимым изменениям, и к работе. У сотрудников буквально начинают «гореть глаза».

Так что же делать? Если вы сотрудник — не стоит тратить время на компанию, не пересматривающую свои процессы. Как руководителю — полюбить проблемы. Решение проблем на системном уровне должно быть частью управленческой гигиены. Как чистить зубы и мыть руки — часть личной гигиены для любого человека. И решать проблемы необходимо не по факту их появления. Опытный руководитель обязан выявлять проблемы на более ранней фазе, отодвигая границы работы с ними на месяц, на квартал на год ранее от возможного их возникновения. В эту работу необходимо включать сотрудников — для меня идеи сотрудников давно стали синонимом выгод для компании.

А как у вас управляют изменениями?»

Почему PMO терпит неудачу?

Анна Телицына

Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

«Согласно исторической статистике, только треть Проектных офисов живет более 3-х лет, остальные либо ликвидируются, либо трансформируются (перезапускаются), поскольку работают не так, как ожидалось.

Есть ряд достаточно типовых ошибок, которые допускаются в организации Проектного офиса, и как следствие приводят к такому исходу. Давайте разберемся, в чем же они заключаются и как их избежать.

Ошибка 1. Проектный офис не приносит ценности компании

Проектный офис создается как самостоятельное подразделение в структуре компании, подчиняется первому лицу (идеальный вариант), но вот чем он конкретно занимается, не всем сотрудникам очевидно. Складывается общее впечатление, что работа Проектного офиса не такая уж и нужная.

Так происходит, когда сотрудники офиса решают локальные задачи высшего руководства или отдельного функционального направления: по управлению ресурсами, ведению реестра проектов и отчетности и т.д.

Особенно это становится актуальным, когда в процессе внедрения проектного управления не удается договориться о правилах игры, выполнении простых задач, нередко возникает откровенный саботаж. И в этой войне, к сожалению, побеждают ключевые подразделения, которые приносят прибыль компании – продажи, производство, маркетинг, а проектный офис либо «выходит из игры», либо остается «секретарем».

Как решить: синхронизировать цели проектного офиса с целями компании

Если в компании реализуется огромное количество проектов, но единая систему управления отсутствует, это неизбежно приводит к перерасходу всех ресурсов: человеческих, временных, финансовых, материальных. Требует каждодневного погружения руководства в решения текущих задач по проектам, тушения пожаров.

И этом может стать основой, чтобы посчитать текущие потери компании и обосновать затраты на содержание проектного офиса. Поставьте измеримые результаты, сформулируйте выгоды, в которых будут заинтересованы собственник или генеральный директор, и иные участники бизнеса, станьте палочкой-выручалочкой для них и тогда вопроса об актуальности проектного офиса в принципе не возникнет.

Ошибка 2. Проектный офис не соответствует общему уровню развития организации

Еще один существенный фактор, который рано или поздно «потопит» проектный офис, – это попытка сразу внедрить все самое лучшее, самые последние наработки в управлении проектами и повысить уровень зрелости проектного управления компании стахановскими темпами. В то время как остальные функциональные единицы организации заняты рабочей рутиной и у них нет времени (а часто и желания) на погружение во все предложенные нормативные документы.

Мы с вами знаем, что внедрение проектного управления - это создание «обязательной дополнительной бюрократии», особенно на первых порах, которую, если быть честными, никто никогда не любит.

Как решить: двигайтесь от простого к сложному

Российский бизнес не всегда четко структурирован, многие вопросы решаются ситуационно и наличие формализованных процессов (утверждённых правил игры) не всегда является положительным аспектом.

Поэтому внедряя те или иные инструменты постарайтесь максимально облегчить жизнь участникам проектной деятельности, при этом способствуя и помогая в реализации проектов. Со временем, когда базовые инструменты будут освоены, и не будут вызывать изжогу, можно усложнять и привносить новые.

В качестве заключения:

Никто не принижает Ваших умений и навыков (имеется ввиду руководителя Проектного офиса), но нужно уметь быть адекватным текущей ситуации в компании и запросам бизнеса. Предлагать меры (инструменты) позволяющие получить как быстрые, так и долгосрочные победы на сложном пути внедрения проектного управления».

Еще больше интересных и вдохновляющих публикаций можно найти в телеграм-чате Сообщества Практиков Проектного Управления.

Напомним, что на площадке канала можно также продолжается ежедневная утренняя викторина на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4. Присоединяйтесь!