Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Уважаемые коллеги! Предлагаем вашему вниманию подборку свежих публикаций, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления  (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

В каких случаях создание проектного офиса оправдано?

Автор: Анна Телицына,
руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

Мы с вами уже поднимали вопрос «А всем ли организациям нужен проектный офис?» И помним ответ, что на самом деле не всем.  Так в каких же случаях создание проектного офиса оправдано?

Создание такого подразделения оправдано только в тех случаях, когда организация имеет множество проектов разного типа, размера и сложности, которые требуют координации, контроля и поддержки. Когда процент вовлечения руководства в решение оперативных задач по этим проектам стремиться к 100 %. Когда организация заинтересована в повышении зрелости проектного управления и желает внедрить лучшие практики и стандарты, а также развить свою проектную культуру и компетенции.

Если на эти вопросы получен положительный ответ, то компании стоит рассмотреть возможность создания либо перезапуска проектного офиса, если он до сих пор не отвечает потребностям бизнеса.

Существует Два пути появления проектного офиса.

Первый путь — сверху.
Топ-менеджмент компании понимает, что необходимо меняться. Но как это делать? Можно делать нашим традиционным российским способом: позвать всех управленцев, дать указания и сказать о санкциях за невыполнение. Но поскольку опыта реализации подобного рода задач у сотрудников нет, то как показывает практика, сотрудники, привыкшие к этому, будут ждать, когда пройдет буря и энтузиазм руководителей. Они делают это не от того, что плохие, а от того, что сильно перегружены. Или меняют табличку и называют какой-нибудь аналитический отдел проектным офисом, и люди как занимались отчетами, так и занимаются. Естественно, что никакую культуру или инструменты проектного управления они не развивают. В результате проектный офис не появляется.

Второй путь — снизу.
В компании появилось какое-то количество неравнодушных управленцев, переживающих за компанию. Они чувствуют, что нужны изменения, и готовы их лидировать. Плюс к этому, у них есть опыт работы в иных условиях с участием Проектного офиса. И именно такие неравнодушные управленцы инициируют создание проектного офиса в компании.
.
Иной путь.
Бывают и другие варианты: съездили к соседям, увидели, что у них есть проектный офис, или увидели, что конкуренты развиваются в разы быстрее применяя проектный подход и тоже решили создать проектный офис. 

Но во всех этих вариантах одним из основных и важных моментов остается -  уровень вовлеченности топ-менеджмента. Если топ-менеджмент не имеет амбиций, у него нет стремления развиваться, то проектный офис не взлетит. Он будет отделом-помощником/ контролером топ-менеджмента, но не инструментом для изменений в компании.

Потому прежде чем заняться процессом создания проектного офиса, необходимо найди не просто неравнодушных среди топ-менеджмента, а увлеченных и четко осознающих ценность от внедрения проектного подхода. Поскольку создание Проектного офиса может быть одним из лучших решений для повышения эффективности и качества управления проектами, а также для достижения стратегических целей и конкурентных преимуществ вашей организации.

Зелёные волосы

Автор: Александр Калтыков,
вице-президент Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»,
эксперт по внедрению системы управления проектами

Сколько критики и негатива на своей работе приходится выслушивать руководителю проекта?

Даже если проект короткий и в нём участвуют только ваши родственники, поверьте, интересы где нибудь пересекутся и вам придется всё таки выслушать о том, кто вы такой и почему именно у вас всё не так.

Со временем такие нападки выжигают и в целом не дают нормально работать. Можно-ли  с этим что-то сделать?

Поделюсь одной простой, но показательной историей (часто вспоминаю в таких ситуациях).

На тренинге Джек Кенфилд (один из соавторов фильма «Секрет») показал на жестковатом примере, как и почему мы с вами реагируем на критику.

Он подошёл к одной из участниц и сказал: «Я провожу множество семинаров и лекций, но впервые у меня среди слушателей настолько глупый человек». Понятно, что девушку это сильно задело. Но Джек быстро успокоил ее тем, что это всего лишь упражнение и у него есть продолжение.

Он снова посмотрел на неё и в этот раз произнёс: «Я провожу множество семинаров и лекций, но впервые у меня среди слушателей человек с зелёными волосами». В этот раз девушка рассмеялась.
– Почему вы смеётесь, – спросил ее Джек?
– Потому что нет у меня никаких зелёных волос.
– Почему же тогда вы разозлились на меня в первый раз?
– ...

Нас с вами задевает критика и высказанный негатив только если мы сами о себе допускаем такие мысли.

Каждый раз, когда вы слышите в свой адрес неоправданную критику или негативное высказывание вспоминайте про «зелёные волосы», лично у меня на лице всегда в таких случаях появляется улыбка.

Будьте внимательны к себе и всё будет хорошо.

Заменит ли ИИ человека в проектном управлении? Луддиты XXI века

Автор: Антон Маркин, эксперт в проектном и бережливом управлении

«Ничего не будет: ни кино, ни театра, ни книг, ни газет — одно сплошное телевидение»
х/ф «Москва слезам не верит»

Сейчас множество страхов порождает появление искусственного интеллекта и начало его применения в различных сферах. В том числе в проектном управлении. Так что же: все захватит ИИ и не будет необходимости в менеджерах проектов? Куда податься профессионалу в проектном управлении?

В ходе промышленной революции 19 века в Англии люди пошли бунтом против машин, так как те лишали их работы. Зачем платить нескольким мастерам, когда их работу может выполнить один станок? Тогда человечество получило доступ к технологиям замещающих физический труд. Так появилась промышленность и значительно изменилось и ускорилось строительство. Преобразился физический труд — один человек смог изготовить или построить кратно больше чем ранее. До сих пор, ничего подобного не было для умственного труда (чтобы так же кратно увеличить способности человека).

С появлением ИИ стало возможно говорить о возможном кратном росте производительности труда в так называемой умственной сфере. Многие рутинные операции уйдут в прошлое: она написания текстов, до съемки фильмов (в контексте воплощения идеи режиссера в плёнке). В проектном управлении будет полностью автоматизирована подготовка проектной документации: от дорожных карт и графиков работ, до формирования стратегий и реализации стратегий… Идея выйдет на первый план. Идея проекта… Да, даже формирование идей для проекта возможно доверить машине — выдать предпочтительные варианты. А выбор?

Машина предложит несколько вариантов и даст обоснование почему стоит выбрать тот или иной путь. Также поступит и с любым документом, в котором будет заложена неопределенность: то есть это все планы и стратегии. Выбор же останется за человеком. Не стоит забывать, что сейчас не решена, и возможно никогда не решится, проблема «галлюционирования» нейросетей — когда нейросеть выдает абсолютно бредовый вариант, «выдумывает» не владея необходимой информацией. И только человек обладающей необходимой экспертизой сможет обнаружить бредовость выдаваемого ответа.

Станет ли эксперт проектного управления Луддитом XXI-го века? Думаю нет. В погоне за «волшебной таблеткой» компании уже не раз проигрывали. Такими «волшебными таблетками» у нас в стране были и информатизация, и lean / бережливое управление, и даже проектное управление. Сейчас вот ИИ. Всегда есть желание, что кто-то другой (или что-то в виде программного кода) сделает то, что принесет значительные преимущества нашему бизнесу или облегчит управление организацией или бизнесом. Все это не раз разбивались о суровую реальность — реальность в которой выбор решения всегда остаётся за человеком. И только настоящий эксперт может сделать правильный выбор.

Термины по процессам проектного управления

Мария Романова
к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

В последнее время часто стали использовать термины проектного управления слишком гибко. Предлагаю три процесса проектного управления обсудить в группе и зафиксировать их определения.

Первый процесс - Инициализация или Инициация? Как правильно и можно ли использовать оба термина? Мое понимание, в соответствии со стандартами корректно использовать термин Инициация проекта (Project Initiation)  - запуск процесса, который может завершиться санкционированием нового проекта или его фазы.

Инициализация (от англ. initialization, инициирование) — приведение цифрового устройства или его программы в состояние готовности к использованию.

Второй термин, который по-разному переводят и используют- Контроль. Контроль (Control) - сравнение фактического исполнения с запланированным, анализ отклонений, оценка тенденций для оказания влияния на улучшение процесса, оценка возможных альтернатив и рекомендация соответствующих корректирующих воздействий, если это необходимо. Также Control  включает анализ причин отклонений, сбор информации, структурирование и доклад вышестоящему руководителю. А это уже мониторинг.

Контроль - это функция активная, которая предполагает вмешательство в ход выполнения, в случае отклонений. Цель контроля: исправление отклонений.

Поэтому часто фазу Control переводят как Контроль и Мониторинг.

Третий процесс, в котором есть возможность ошибиться - Завершение проекта. Можно ли вместо Завершения проекта использовать термин Закрытие?

Завершение проекта (Project close-out) - заключительный этап жизненного цикла проекта, процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта. Его результатами  являются подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов между заинтересованными сторонами проекта.

В случае решения вопроса о прекращении проекта раньше запланированного срока используют термин Закрытие проекта (Closing a Project), суть процесса закрытия проекта в обеспечении фиксированной точки для проверки, что проект достиг своих целей, и что продукты были приняты.

Для более полного и корректного понимания терминов думаю стоит сделать рабочие группы и выпустить словари проектного управления. Причем их стоит разделить на два подхода - практический и научный, со ссылками на научные исследования и источники.

Обсудить с коллегами эти и другие вопросы, связанные с практикой проектного управления, а также предложить свой материал для публикации, можно вступив в телеграм-чат Сообщества Практиков Проектного Управления по ссылке.

На площадке канала можно также продолжается ежедневная утренняя викторина на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4.