Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Уважаемые коллеги! Предлагаем вашему вниманию очередную подборку интересных и вдохновляющих публикаций, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления  (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

Проектное управление в быту

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

В нашей жизни очень много проектов. Некоторые из них оформляются соответствующей документацией, некоторые так и остаются только в голове. «Бытовые» проекты точно также подчиняются общей мировой статистике о не-успешности проектов – таких больше половины. Происходит это из-за отсутствия или игнорирования элементарных понятий и навыков в управлении проектами. Действительно, найти оптимальный баланс в проектном треугольнике ресурсов, сроков и качества очень трудно, но можно! И я каждый раз советую людям применять полученные знания в проектном управлении и в своей жизни для достижения успеха.

Например – ремонт квартиры, дома. Есть даже пословица такая, что «ремонт невозможно завершить, его можно только временно приостановить». Якобы это основывается на фактах. И зачастую это действительно именно так и происходит. Но попробуйте, когда всё забуксовало, применить стандартные проектные инструменты: поставить цель по SMART; расписать PBS (Product Breakdown Structure); расписать WBS (Work Breakdown Structure); назначить каждой работе требуемый ресурс, деньги, ответственного; определить продолжительность и установить связи (наверное, обои надо клеить после штукатурки, а плитку класть после того как её купили и доставили, а не наоборот) и т.д. и т.п. Взять, сесть и описать всё это: на бумажках карандашиком или в каком-нибудь mind – менеджере, в офисной табличке. Да, это работа. Да это время. Будет ли это гарантией того, что ремонт уложится в летние месяцы, пока родные на даче? Нет. 100-й гарантии нет. Но! Есть работа с рисками, которую мы на самом деле всегда в голове проводим, только из-за того, что не записываем, упускаем важные моменты. Можно установить определенные допуски по срокам, деньгам, содержанию при прохождении определенных контрольных точек (сделать дизайн проект, найти качественного электрика до 1 августа плюс-минус три дня).

Поверьте, если сядете и потрудитесь головой и руками ради обустройства своего гнезда таким образом, то взамен потраченных часов на планирование и другую «бумажную работу» вы получите экономию средств, завершение ремонта и удовольствие от обновленной жизни. И так во многих жизненных «бытовых» задачах, например: путешествие – отпуск, празднование юбилея и т.д. и т.п. И не надо стесняться этого делать в середине «проекта». Увидели, что проект забуксовал, ремонт не останавливается, юбилей всё ближе, а я даже не знаю где разместить гостей – спокойно подышите, сядьте вечерком, другим, третьим и распишите всё. Да, наверное, не нужно использовать все инструменты проектного управления, а только те, которые релевантны ситуации или тематике проекта. Но попробуйте!

В каких случаях применять методы проектного управления в быту? Мы очень часто сталкиваемся с такими задачами, когда нужно что-то много и качественно сделать с большой неопределенностью, при этом быстро, а денег нет. Я бы посоветовал воспользоваться после получения, формирования очередного бизнес-кейса провести идентификацию рисков на основе методов аналогов и экспертных оценок. Т.е. вспомнить все известные вам истории про ремонт (упомянутую пословицу) и понять, что надо более чётко его распланировать; вспомнить как вы удачно в прошлый раз съездили на Мальдивы, жестко зафиксировав бюджет, проведя работу с заинтересованными сторонами и запланировали систему мониторинга за дешевыми ценами на билеты. Оцените качественно риски по основным параметрам «бытового» проекта, проведите качественное сравнение управленческих затрат (сроки, ресурсы) и масштаба проекта и принимайте решение о применимости тех или иных инструментов проектного управления.

И да. Это успокаивает, бережёт нервные клетки, а также приносит массу других нематериальных полезных профитов для вашей психики.

Документирование в проектном управлении: просто или гибко?

Мария Романова

к.э.н, член Правления АУП «Совнет», владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

С появлением гибких технологий, принципов и правил Agile Манифеста документирование перестало быть приоритетным. Однако как в ИТ, так и в других сферах без правильно организованного процесса документирования невозможно управлять проектом, найти последние версии и понимать, что написано в коде или в какой части создаваемого продукта совершена ошибка, и, соответственно, понять, как ее исправлять. С ответственностью вообще становится сложно, так как нет зафиксированного описания кода/продукта, соответственно, не с кого спрашивать. Распределение в Jira по задачам не дает четкого распределения ответственности и Владелец продукта должен решать что делать и несет глобальную ответственность за продукт.

Чаще всего документация ведется в Confluence, задается структура документов, настраивается логика работы с документами и, конечно, все документы должны быть доступны из поиска (в соответствии с правами доступа).

Определяется роль технического писателя и его загрузка, нужен ли он на полную ставку или можно «расшаривать» ресурс. Если нет технического писателя, то назначается аналитик как ответственный за направление документирования. Правила и процедуры описываются в регламенте/положении о проектной деятельности организации.

Далее определяется для каждого продукта/проекта необходимый состав документации и закрепляется порядок ее ведения, актуализации версий, информирования участников об обновлениях, включая адресную ответственность в изменениях.

Принципы, которые лежат в основе гибкого мышления, например, «Рабочее ПО превыше всеобъемлющей документации», сфокусированы на создании ценности для клиента. Это значит, что время, которое тратится на проект, должно быть направлено на ценность для Владельца продукта. Это относится и к документации. Переход к гибким и гибридным методам управления проектами означает, что надо переосмыслить способ документирования, чтобы избежать расходы на то, ценность чего может не быть востребована. Однако это не означает, что документирование низкоприоритетная задача, ее можно сделать когда-то потом или вообще это не делать. После того как MVP одобрен и включен в финальный продукт, задачи по документированию становятся приоритетными.

Конечно, для проектов надо определяться с составом документации - какие справочники, руководства, описания комплексов задач нужны и сколько стоит создание данной документации. Определить ресурсы по ее разработке и актуализации, вести по документации учет и контроль разрабатываемых продуктов, их обновлений. Особенно это важно, если продукты кроссфункциональные или относятся к высокорискованным. Но если это просто ИТ-продукты, через год найти кто разработал данную функциональность продукта, как ее поддерживать, на что она влияет без документации невозможно. А если сотрудники уволились и их знания более не являются активами организации, то надо переделывать продукт или нанимать бывших сотрудников на ГПХ, слишком дорогие оба варианта.

В общем я ЗА документирование и в сбалансированном виде с выделенными ресурсами считаю это обязательным условием для ведения успешных проектов и продуктов. С какими ситуациями вы сталкивались и чему это вас научило?

Какая ваша точка зрения?

Проект должен быть скучным

Антон Маркин, эксперт в проектном и бережливом управлении

«Управлять неопределенностью» — это так модно. Еще недавно «стрессоустойчивость» и «работа в режиме многозадачности» были важными атрибутами многих вакансий. Тем более если вы идете управлять проектом. Вот делаете что-то новое и непонятное — так и «кушайте» большой ложкой все несовершенство процессов в организации и закрываете собой и командой пробелы в коммуникациях подразделений.

Не раз здесь поднималась тема, что РП появляется в организации как раз для повышения эффективности коммуникаций и, да, закрывания дыр в процессах. Ведь типовые проекты возможно выполнять и в рамках операционной деятельности. В том числе инициировать проекты стратегического развития без создания проектного офиса и выделения отдельных РП, если уровень развития проектного управления в организации высок. Но сейчас получается, что РП как будто держат за ноги — ему приходится решать не только задачи по проекту, но и «на своих ногах» вытаскивать несовершенство процессов в организации.

Эффективная реализация проекта должна быть скучной. У руководителя проекта не должно быть отвлечений на внутренние бесконечные совещания, согласования, на решение внутренних конфликтов подразделений, решением «срочных» задач сверху.

В бережливом производстве есть такое определение — как «идеальное» состояние процесса. Это такое состояние процесса, когда в нем минимальное количество этапов, нет возвратов и проблем. Это некое недостижимое на данном этапе развития организации состояние процесса. Так вот, состояние проектного управления при котором все проекты будут «скучными» и считать таким «идеальным» уровнем развития проектного управления. И стремится к нему. А приложить к этому усилия обязанности любого руководителя проекта.

Ведь руководитель проекта появляется в организации как раз для повышения эффективности коммуникаций и, да, повышения эффективности внутренних процессов.

10 лет со дня рождения Владимира Воропаева

Александр Калтыков

Консультант по развитию компетентности

IPMA, Level A

вице-президент Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»

Уважаемые коллеги!

Не могу остаться в стороне и не отметить сегодняшнее знаменательное событие.

Ровно 90 лет назад родился человек, который основал в 1990 году Советскую ассоциацию управления проектами.

Владимир Иванович Воропаев навсегда останется в памяти как человек внёсший огромный вклад в дело развития профессионального управления проектами.

Владимир Иванович был величиной мирового масштаба. За годы своей работы избирался вице-президентом и членом исполкома IPMA. Огромный вклад Владимир Иванович  внёс и в развитие сертификации по управлению проектами во всём мире.

Мне посчастливилось и я лично был знаком с Владимиром Ивановичем. Это был профессионал с большой буквы. Он умело сочетал свой опыт, знания и уважительное отношение к молодёжи (тогда я ещё был молод). К нему тянуло как к магниту за знаниями и умением доносить эти знания…

В общем у меня точно сегодня есть повод получить непростой ужин. А от себя всем рекомендую более подробно ознакомиться с биографией Владимира Ивановича.

https://sovnet.ru/news/90-let-so-dnya-rozhdeniya-vladimira-voropaeva

Какая польза от Проектного офиса?

Анна Телицына,

руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

Ну что ж, друзья, продолжим (кто пропустил, начало тут)

На мой взгляд, это очень важный вопрос, на который следует ответить перед тем, как создавать Проектный офис. Так какие же преимущества может предоставить это подразделение:

Повышение эффективности и результативности проектов. Разрабатывая и внедряя лучшие практики, методологии и инструменты, собирает и анализирует информацию о проектах, проводит аудиты и оценки, а также консультирует и обучает проектные команды, обеспечивая тем самым единый подход к управлению проектами, что позволяет повысить эффективность и результативность проектов, сократить сроки и бюджеты, повысить качество и удовлетворенность клиентов, а также снизить риски и проблемы при их реализации.

Оптимизация ресурсов и приоритетов проектов. Учитывая стратегическую значимость, ценность, сложность и взаимосвязь различных проектов Проектный офис помогает организации координировать распределение ресурсов между проектами, устраняет дублирование и конфликты, а также влияет на принятие решений по проектам. Это позволяет организации использовать свои ресурсы более эффективно и рационально, а также фокусироваться на наиболее важных и прибыльных проектах, за счет их приоритезации.

Развитие проектной культуры и компетенций. Проектный офис также поддерживает непрерывное обучение и развитие проектных команд, предоставляя им возможности для обмена опытом, обратной связи, менторства и карьерного роста. Способствуя тем самым развитию проектной культуры и компетенций в организации, формируя общее видение, ценности и цели по проектам, а также повышая мотивацию и удовлетворенность проектных менеджеров и участников. Что в целом позволяет организации повысить уровень профессионализма и квалификации своих проектных специалистов, а также укрепить их лояльность и приверженность.

Мы с Вами рассмотрели, какие ключевые функции выполняет Проектный офис в организации, и какие преимущества он приносит для повышения эффективности и качества управления проектами, оптимизации ресурсов и приоритетов проектов, развития проектной культуры и компетенций, а также достижения стратегических целей и конкурентных преимуществ организации.

Но не во всех случаях создание Проектного офиса оправдано и целесообразно. В некоторых ситуациях Проектный офис может быть излишним или ненужным для организации.

Как же определить, когда и почему стоит создавать или перезапускать проектный офис в вашей компании?

Об этом и многом другом разберемся в следующих постах.

Обсудить с коллегами эти и другие вопросы, связанные с практикой проектного управления, а также предложить свой материал для публикации, можно вступив в телеграм-чат Сообщества Практиков Проектного Управления по ссылке.

На площадке канала можно также поучаствовать в ежедневной утренней викторине на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4.