Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Уважаемые коллеги! Предлагаем вашему вниманию очередную подборку интересных и практически полезных публикаций, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления  (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

 

(2) Привычки - наше всё

 

Александр Калтыков

Консультант по развитию компетентности

IPMA, Level A

Вице-президент Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»

 

На просторах интернета встретил описание одного нехитрого эксперимента:

 

Если взять доску шириной 20 см, положить ее на пол и предложить по ней походить, большинство людей спокойно пройдут, повернутся, даже попрыгают, в том числе женщины на высоких каблуках. Ничего страшного!

Но если взять эту же доску, поднять на высоту 3–4- этажного дома, и предложить походить по ней тем же самым людям, не так много найдется желающих. Что изменилось? Доска осталась прежней.

Изменилось наше ощущение риска, ответственности за неуспех.

 

Уверен, способность завести привычки, с тем, чтобы до автоматизма отработать своё поведение является ключом разрешения подобных ситуаций.

 

И потому предлагаю познакомиться с ещё одним отрывком из моего тренинга о развитии компетентности.

 

Жил-был Вася…так начинаются тысячи разных историй, но наша будет не только интересной, но и полезной. В общем, вот Вася. Ну как – Вася, в некоторые моменты бегущий наверх карьерной лестницы – даже иногда Василий Вениаминович.

 

Впрочем, теща до сих пор пренебрежительно именовала его Васькой, ну и шут с ней, с тещей, ей по званию положено.

 

Так вот, очень хотел Вася на постоянной и неоспоримой основе стать Василием Вениаминовичем, но постоянно мешало ему слово на букву «П». Ну то есть – ПЕРЕГОВОРЫ и умение их вести.

 

Вася проснулся утром. Болела голова, а тело ощущало себя так, будто провело очень бурную ночь, хотя на самом деле это самое тело провело ночь во сне на удобнейшей своей кровати.

 

От данного состояния Вася трижды уронил бритву, и один раз кофе (причем – на свежую рубашку), отчего, конечно же, опоздал на работу.

 

На этом шутки судьбы не закончились и опоздание Васи засек Главный. Вася вспомнил все слова, которые любому приличному человеку и вспоминать-то не полагается, и понял, что придется договариваться. В общем, вы поняли, день Васи начался с той самой буквы «П».

 

Представь себя на месте Васи и выбери верные (как тебе кажется) действия на его месте: 

 

Тебя «распекает» руководитель и в конце «припечатывает» фразой:

 «Ты никогда не делаешь то, о чем я прошу!»

 

Выбери ту реакцию, которая должна следовать в ответ на вот такую обвинительную речь:

 

- Стараюсь молчать в ответ, чтобы человек сам успокоился и сказал обо всем нормально

 

- Сразу возражаю, привожу примеры, что на самом деле я все делаю или хотя бы стараюсь делать

 

- Сразу резко возражаю, в стиле «ну опоздал, не убивать же меня теперь»

 

- Пересспрашиваю сначала, верно ли я понял суть. «Вы раздражаетесь потому что пришлось изменить планы?»

 

Для того, чтобы любые напряжённые переговоры были успешными, для начала необходимо снизить «градус негативных эмоций», используя такую технологию, как «эмпатичная перефразировка»

 

Достаточно перефразировать испытываемые человеком эмоции так, чтобы он, во-первых, осознал, что вы поняли, что он испытывает, во-вторых, поняли причину случившегося.

 

Вы сами увидите, что разговор перейдет в более конструктивное русло. Все остальные методы (отмолчаться, возразить и т.д.) будут только накалять еще больше атмосферу.

 

Успех переговоров зависит напрямую не только от того, как вы управляете своими эмоциями, но и от того, умеете ли вы влиять на эмоции других людей.

 

Хорошего дня!

 

Для чего нужен проектный офис в организации?

 

Анна Телицына

Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

 

Мы очень часто с вами говорим про проекты, про руководителя проекта, про команду, а сегодня (и далее в серии моих постов) мне бы хотелось акцентировать ваше внимание на одном из элементов системы управления проектами – Проектный офис.

 

Что это такое Проектный офис и зачем он нужен?

 

PMBoK дает следующее определение: проектный офис – это подразделение, которое централизует и структурирует управление проектами в организации.

 

А всем ли организациям нужен проектный офис? На самом деле не всем.  Проектный офис - нужен только в тех организациях, где реализуется достаточно больше количество проектов и для того, чтобы обеспечить эффективное и качественное управление этими проектами. Такое подразделение помогает организации реализовывать свою стратегию (это в идеале, но не обязательно, так как есть раз-личные типы, но об этом в другой раз), достигать своих целей, удовлетворять потребности своих клиентов и заинтересованных сторон, а также повышать свою конкурентоспособность и инновационность.

 

Проектный офис, это сервисное подразделение организации, которое может выполнять различные функции, в зависимости от уровня зрелости организации, своего вида, модели, целей, задач и других факторов.

 

Если обобщить, то наиболее востребованными являются следующие функции:

• Методологическая. Проектный офис разрабатывает и внедряет единый подход к управлению проектами, предоставляет проектным командам необходимые инструменты, технологии и системы для планирования, исполнения, мониторинга и закрытия проектов.
• Контрольная. Проектный офис собирает и анализирует информацию о проектах: сроки, бюджеты, ресурсы, риски, качество, результаты и удовлетворенность клиентов. Проводит аудиты и оценку проектов, выявляет проблемы, а также влияет на принятие решений по проектам.
• Координационная. Проектный офис помогает организации оптимизировать ресурсы и расставлять приоритеты в проектах, учитывая их стратегическую значимость, ценность, сложность и взаимосвязь, устраняет дублирование и конфликты, а также налаживает коммуникацию и сотрудничество между различными участниками проектной деятельности.
• Просветительская. Проектный офис способствует развитию проектной культуры и компетенций в организации, формируя общее видение, ценности и цели по проектам, а также повышая мотивацию и удовлетворенность руководителей и участников проектов. Проводит непрерывное обучение и развитие проектных команд, предоставляя им возможности для обмена опытом, обратной связи, менторства и карьерного роста.

         

Бесспорно, это не исчерпывающий список, а скорее базовый. Но при повышении уровня зрелости, а также в зависимости от изменения ситуации и потребностей со стороны пользователей услуг Проектного офиса (а это и акционеры, руководство и топ-менеджмент, и руководители проектов, команды и функциональные руководители) функции Проектного офиса претерпевают изменения.

 

В вашей компании есть Проектный офис?

 

Какие функции наиболее востребованы у вас в компании?

 

Подумать об ответственности

 

Евгений Беспалов,

руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

 

Разговаривал на днях с Генеральным директором одной компании, среднего масштаба. Разговор был про результаты диагностики системы управления проектами в вверенной ему компании и варианты развития. Среди прочих обнаруженных мною точек роста – это полное отсутствие ответственности для участников проектов от Куратора до исполнителей. Делаешь ты проект, не делаешь вовремя, нет результатов – никаких последствий за это не будет. Максимум: вздохнёт Проектный комитет и найдут в компании другого исполнителя, руководителя проекта, без каких-либо увольнений или зарплатных последствий.

 

Более того, Генеральный директор уверен, что в современных условиях кадрового дефицита как управленческих ролей, так и исполнительских, вообще понятие ответственности имеет смысл только как внутренняя неформализованная установка человека – сотрудника. Бонусы и премии за проектную деятельность, а также штрафы и административные решения не мотивируют быть ответственным и даже формализация системы мотивации не способствует ответственному подходу к задачам проекта. Люди работают из увлечения своим делом с той степенью ответственности, которая есть у них внутри.

 

Это говорит мне Генеральный директор. И это не вяжется с моим жизненным опытом, что лучшая мотивация для человека работать и делать это ответственно – это деньги. А ответственность, как элемент, характеризующий роль – измеримый компонент и характеризуется набором определенных функций и/или задач в установленные сроки с определенным качеством (Иван Иванович ответственный за закупку материалов) плюс система мотивации для каждой такой роли и ответственности, как её составляющей (например, зарплата для бухгалтера, ответственного за начисление зарплаты).

 

Генеральный директор меня почти убедил, если бы не одно НО. В компании всё больше и больше неуспешных проектов. Ответственность – это про контроль и мотивацию. Ответственность – это обязательная характеристика проектной роли. И если она отсутствует или слабо выражена, то непонятно как вообще делать проекты – на внутренней ответственности далеко не уедешь.

 

Или у нас «о дивный новый мир»? Надо подумать.

 

Геймификация

 

Мария Романова

к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

 

Рост интереса со стороны студентов к цифровым образовательным ресурсам становится очевиден. Появился термин EdTech, который представляет собой комбинацию образований и технологий. Для того, чтобы сделать образование более интересным, эффективным и персонализированным для обучающихся и педагогов используют искусственный интеллект, который может выступать в качестве эффективного оппонента, ментора и даже учителя. Искусственный интеллект можно также использовать для настройки индивидуализированных программ обучения, анализировать прогресс обучения и предоставлять более эффективную обратную связь.

 

Геймификация образования является трендом последнего десятилетия: многие специалисты небезосновательно утверждают, что знания намного лучше усваиваются в игровом процессе. В ВУЗах стали появляться обучающие курсы и материалы, которые включают в себя интерактивные видеоуроки, а также симуляторы и виртуальные среды, которые позволяют студентам практиковать навыки в реалистичных условиях. Игровые элементы, достижения, баллы и другие механизмы геймификации делают процесс обучения более интересным и мотивирующим.

 

Расширяется и формат образования, когда технологии позволяются применять различные симуляторы в VR, AR, FPV и многих других форматах. Это позволяет самолично пережить ситуацию и пройти обучение прямо на практике.

Внедрение искусственного интеллекта и машинного обучения через чат бот позволяет симулятору генерировать точные и реалистичные кейсы, анализировать и прогнозировать результаты бизнес-операций, что значительно повысит его ценность и эффективность в обучении и принятии управленческих решений.

 

По обучению проектному управлению разработаны кейсы, в которых пользователям предоставляется веб-интерфейс управления своей виртуальной компанией. Студенты участвуют в различных сценариях и симуляциях, которые помогают им понять причины успеха или неудачи их бизнес-решений, улучшить свои навыки управления. Технологии помогают предоставлять обратную связь, давать советы пользователям на основе их действий и результатов в игре, чтобы помочь им.

 

Пользовательские настройки и индивидуализированные курсы обеспечивают возможность создания пользовательских сценариев и адаптацию уровня сложности, длительности игры под разные аудитории и цели обучения.

 

Предоставление индивидуальных решений, гибкие настройки и возможность адаптации симуляторов под конкретные потребности бизнеса позволят каждому пользователю создать уникальное и персонализированное обучающее пространство. Инструменты аналитики и отчетности помогают оценивать прогресс студентов, анализировать их учебные достижения и определять области для улучшения, давать обратную связь студентам о их успехах и усилиях, а также позволяют преподавателям оценивать производительность студентов. Студенты при этом могут общаться в онлайн-форумах и сообществах, задавать вопросы и делиться опытом с другими участниками обучения.

 

Вы бы хотели вернуться в ВУЗ для изучения управления проектами в цифровом формате?

 

 

Обсудить с коллегами эти и другие вопросы, связанные с практикой проектного управления, а также предложить свой материал для публикации, можно вступив в телеграм-чат Сообщества Практиков Проектного Управленияя по ссылке.

 

На площадке канала можно также поучаствовать в ежедневной утренней викторине на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4.