Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Уважаемые коллеги! Предлагаем Вашему вниманию очередную подборку полезных и важных публикаций от экспертов, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

Персональные ожидания от ПО

Евгений Гаврилов,

директор по стратегии и инвестициям Метафракс Кемикалс

«Эпоха MS Project настолько приучила всех к стандартному виду монитора с диаграммой Ганта и ключевыми параметрами работ, что они воспринимаются, как что-то само собой разумеющееся. Однако, недавняя остановка продаж новых лицензий на MSP для России заставила посмотреть на ожидания от ПО по-новому. Необходимость постановки ТЗ на выбор нового ПО вызвала большие перечни требований.

Я сформулировал свой персональный перечень универсальных ожиданий, которые включаю в состав каждого подобного запроса. Он формирует лично мою зону комфорта )

1. Возможность вести коллективное обсуждение внутри работы (чат) и прикреплять файлы. Если переписка ведется через почту или мессенджеры, крайне трудно собрать ветку обсуждения по конкретной работе и отследить версионность изменений документов.
2. Автоуведомления. Надо экономить время администратора проекта на напоминаниях членам команды о подходящих или прошедших сроках. А если это функционал непосредственно РП, то тем более. ПО должно само делать рассылку по установленным правилам - сроки и маршрутизация напоминаний в зависимости от реакции на них.
3. Номер в структуре и порядковый номер работ. Искренне удивился, что в большинстве решений либо одно, либо другое. Структурные номера делают проект прозрачнее и позволяют легче запомнить блоки работ. А по порядковому номеру легче искать задачи «здесь и сейчас» в ходе совещания.
4. Настройка отображения группировки работ. В том же Битрикс 24 при работе с диаграммой Ганта после редактировании подработы любого уровня и нажатия кнопки «Сохранить» все работы автоматически сворачиваются до верхнего уровня. Это отнимает много времени.
5. Ручное задание следования блоков работ. В некоторых решениях последовательность выстраивается по заданному правилу сортировки, например - по алфавиту, по дате начала, по ответственному и т.п.
6. Возможность связи документов архива с работами расписания и наоборот. Прикрепляемые в чате файлы - это часть обсуждения. А окончательные версии документов, которые используются как объективные свидетельства выполнения работ на 100%, должны помещаться в архивную папку проекта. Свойства файла должны позволять перейти в работу, с которой связан документ. И наоборот, из работы по ссылке должен открываться прикреплённый документ.
7. Сохранение группировки работ при поиске. Найденные работы с названиями, соответствующими текстовому запросу на поиск должны показываться вместе со всеми работами более верхнего уровня. Так понятна логика и легче выбирается нужная задача из предварительного списках.
8. Возможность назначения ответственных не из списка сотрудников компании. Иногда эта функция ограничена, невозможно добавить внешних ответственных без заведения их в корпоративную систему, что может нарушить требования безопасности».

Излишняя зарегулированность

Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

«В небольшом городе Беверли, Восточный Йоркшир, Великобритания, существует перекрёсток, который удивляет количеством светофоров. Оказалось, что там установлено 42 прибора, отвечающих за регулирование дорожного движения.

Жители Беверли иронично прозвали перекресток «кварталом красных фонарей», поскольку часть улиц, которые он охватывает, постоянно подсвечиваются сотней световых сигналов. По заверению активистов города, движение на этом перекрестке становится на порядок лучше, когда светофоры ломаются или когда их отключают.

Lean-подход к реализации проектов повышения эффективности бизнеса подразумевает, что мы оставляем в процессах компании только те действия, которые несут ценность для клиента — за которые он готов платить. Остальные действия (хождения, поиск информации, ожидания), которые называются «потерями», мы устраняем из процессов. И «потери» в любых обычных процессах компании занимают до 80% и более. Поэтому любая компания, которая заходит к нам в проект, получает значительное повышение производительности труда.

Излишний чрезмерный контроль забирает множество ресурсов компании, но не несет прямой ценности клиенту (возможно выстроить систему «внутреннего качества» и существенно снизить затраты на контрольные операции). Контроль — наверное самая дорогая операция, так как в неё вовлечены и топ-менеджеры.

Чтобы снизить затраты на контроль в проектной деятельности использую следующие инструменты:

1. План-график проекта

Необходимо указать все контрольные точки, в которых завершаются значительные этапы проекта.

2. Коммуникативный план проекта

О проекте важно рассказывать и учесть, когда вы докладываете и сверяете статус проекта с заинтересованными сторонами и заказчиком.

3. Матрица RACI

В ней указываются, помимо тех кто непосредственно исполняет, руководит или консультирует по мероприятиям проекта, те, кого необходимо проинформировать после выполнения того или иного мероприятия».

Инструменты

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

«Мне часто приходится сталкиваться с подменой понятий в проектной деятельности.

Один из наиболее часто используемых терминов - это термин «инструмент», который зачастую подменяют намеренно или же по незнанию.

Когда я стал обучать сотрудников компании сначала своей, а потом и других, одна из тем, которую я обсуждал, касалась использования конкретных инструментов. Эта тема вызвала неподдельный интерес и всегда привлекала наибольшее внимание всех слушателей (несколько сотен человек из разных сфер деятельности вплоть до топ-менеджеров компаний за несколько лет).

Ожидания большинства людей, когда говоришь об инструментах управления проектами - это: MS Project, JIRA, Trello, Miro, etc. И программа - это единственно верный инструмент в понимании людей. Но это не всегда так и далеко не во всех ситуациях можно понять однозначно представленные результаты. Нередки случаи, когда программа выдает неверные результаты. Данные также имеют значение, и не всегда это происходит по вине разработчиков. И найти их, не понимая инструментов - невозможно (а я не про то, что в поле для цифр внесли буквы).

А ведь существуют и другие реальные инструменты: измерения и мозговой штурм (сбор данных), анализ причин и оценка чувствительности (обработка), диаграммы и матрицы (представление), голосования или многокритериальный анализ (принятие решений) и ещё много разного интересного.

Означает ли это, что необходимо обучаться всем возможным методам и навыкам? Всем инструментам?

Да, если вы стремитесь стать крепким середнячком. Но для того чтобы стать сильным профессионалом надо не знать наизусть, а понимать те проблемы, с которыми сталкиваешься ежедневно, а подобрать инструменты из множества существующих и освоить их по необходимости – уже вторично».

Внутренняя школа управления проектами

Пётр Пономарев - директор департамента управления проектами АО «КОНСИСТ-ОС» организации Госкорпорации «Росатом»

«Вот типичный пример из жизни офиса управления проектами: сотрудник уволился, найдя более высокую зарплату (конечно по мере сил удерживаем, но ситуации бывают разные), и пришел заказчик с желанием срочной реализации ещё нескольких крупных проектов, ещё и с возросшими требованиями по качеству.... Все пропало!

Но, и с этим можно работать, если начать системно решать задачу по развитию персонала и... пойти за новыми ресурсами в ВУЗы.

Современные вызовы в части ограничения по ресурсам, при одновременном росте задач, непростая ситуация по ресурсам руководителей проектов на рынке труда, усложнения проектов привели нас к необходимости организации и развития внутренней школы управления ИТ-проектами.

Да, мы ещё в начале пути, только точка невозврата пройдена. Почему не внешнее обучение? Есть своя специфика реализации дивизиональнных проектов, отраслевая методология, наконец большая гибкость и изучение на реальных примерах из практики.

Для начала пришло осознание, что программы для уже прошедших «огонь, воду и медные трубы» руководителей проектов и для студентов старших курсов должны быть различны. По первым задача -  освежить и обогатить набор знаний, включая лучшие практики выученных уроков, по вновь становящимся на нелегкий путь управления проектами задача - заинтересовать их к этому виду деятельности, привлечь тех, кто хочет и желает связать свою судьбу с этим направлением.

Пока начали обкатывать программу для руководителей проектов офиса управления проектами для ее дальнейшего распространения на весь линейный руководящий состав нашей организации, включая итоговое тестирование по пройденному (эта дополнительная активность от нашего генерального директора).

Внутреннее обучение не только проектного офиса, но и производственного блока позволит увеличить реализацию внутренних активностей внутри нашей организации в проектной логике и проще будет говорить на одном языке с производством, которое и так подключается на реализацию внешних проектов для заказчика.

Работа со студентами оставлена «на закуску», поскольку тут, дополнительно, необходимо разработать концепцию работы с ними, предусмотреть организационные меры по отбору и удержанию проходящих обучение и практику студентов, при этом многие из них совсем не всегда сознательно готовы пойти в область управления ИТ-проектами и выбирают смежные области (аналитика, архитектура и т.п.). Пока был не очень успешный опыт стажировок студентов  последних курсов, когда лишь 1 студент остался, хотя затраты сил и времени были явно не сопоставимы.

Понятно, что все эти мероприятия - не могут быть «панацеей» для всех, но в рамках организации проектных офисов для холдингов, похоже, становятся необходимым атрибутом и одним из компонентов работы проектного офиса, концепцию реализации которого надо продумывать и постепенно воплощать в жизнь.

Прогресс идёт настолько быстрыми темпами, что не за горами и взращивание необходимых компетенций со школьной скамьи....»

Обсудить с экспертами эти и другие темы в области проектного управления, а также предложить свой материал для публикации можно в чате телеграмм-канала СППУ.

Напоминаем, что на площадке канала также проводится ежедневная утренняя викторина на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4, публикуется много ценной для профессионального сообщества информации.