Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Сообщество практиков проектного управления на площадке своего телеграм-канала  (автор и модератор канала - Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ) продолжает рубрику «Эксперт говорит», в которой эксперты-практики публикуют статьи на актуальные и волнующие их темы, связанные с проектным управлением.

Предлагаем вашему вниманию очередную подборку публикаций за истекшую неделю.

Run Change Disrupt ...and repeat

Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

«В человеке должно быть всё прекрасно: и лицо, и одежда, и душа, и мысли»

А.П. Чехов

Так  и хочется добавить: а в работе компании — операционная, проектная деятельность и инновации.

Run-Change-Disrupt — это трёхмодальный подход к работе организации для сохранения текущих позиций бизнеса и совершения бизнес-прорывов.

Run

Наша операционная деятельность.

Здесь все завязано на стандарты. Процессы должны быть чётко отлажены. При реализации проектов мы, как руководители проектов, должны быть уверены, что все задачи, которые выполняются в операционной среде будут выполнены в срок и надлежащего качества: бухгалтерия, оформление договоров.

Change

Run и Change как бы проникают друг-в-друга. Если мы видим проблемы в операционке, то для повышения эффективности процесса можем запустить проект. После реализации проекта улучшений деятельности его результаты переходят опять в операционку. Здесь находятся все реализуемые компанией проекты — как для внутреннего (организационные и инвестиционные), так и для внешнего заказчика.  Run и Change опираются друг на друга, так как эффективность любого проекта завязана на операционную деятельность компании (без поддерживающих проектную деятельность процессов, мы не реализуем проект).

Disrupt

По моему мнению здесь сосредоточена «чистая» проектная деятельность. В этой сфере деятельности компании создается уникальный прорывной продукт — внедрение кардинально новых, прорывных идей и инноваций.

Как в человеке все должно быть прекрасно, так и в компании, для сохранения лидирующих позиций, необходимо развивать все три направления. А проектная деятельность — основной инструмент во всех трех сферах. Применяется для поиска новых возможностей и устранения проблем в существующих процессах».

Признание ошибок - можно или нельзя?

Мария Романова, к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

«В продуктовых командах при использовании гибких технологий управления право на ошибку считается частью работы. Конечно, это не означает, что ошибки должны быть, но они могут быть и это нормально.

При каскадном управлении такого права нет, оно не считается приемлемым, даже если сроки являются приоритетом. Но они тоже бывают, и от руководства зависит, как к ним будут относиться.

Если не признают возможность ошибок, то их замалчивают, оправдывают другими причинами, и это влияет на оперативность получения информации, ее достоверность, и атмосферу в коллективе.

Отношения участников в проекте могут строиться на доверии только если уровень зрелости сотрудников высокий и как профессионалов, и как личностей. Поэтому правила, которые регулируют признание права на ошибку и соответствующие последствия, определяются в каждой конкретной организации, а может быть и ситуации. Это область ответственности руководителей структурных подразделений и организаций.

Как Вы реагируете на ошибки коллег и свои ошибки? Заявляете ли Вы о них сразу или надеетесь на авось что их не заметят?

В последнее десятилетие стала популярной тема создания культуры в организации, превращая ошибки в источники эффективности и устойчивости. Это действительно важно для участников проектной деятельности и является мотивирующим фактором для многих. Поэтому ответы на вопросы как связаны ошибка и наказание и должно ли вообще быть наказание должны быть в организации публичными и проиллюстрированы конкретными примерами из опыта предыдущих проектов. Иначе будут попытки уйти от репрессивного менеджмента как естественная реакция, ориентированная на природу человека.

Риски ошибок являются частью процесса планирования и контроля проектной деятельности, именно они позволяют не допускать значимых проблем и отклонений в проектах. Поэтому предлагаю уделять этому достаточно внимания, чтобы вы и ваши сотрудники могли выявлять ошибки на ранних сроках и имели мотивацию к их признанию. Не зря на ежедневных стендапах принято отвечать на три вопроса, один из которых "какие риски/проблемы?"

Если уделять анализу ошибок и рисков время ежедневно, то такая детальная работа прорастает в каждом из участников проекта как ростки, например, пшеницы, и становится полем для всех участников проекта, которое в заданные сроки созреет и принесет нужный продукт».

Сегодня, отмечается Международный день РМО

Анна Телицына, руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

«Во многих компаниях PMO (офисы управления проектами) — это те, кто обеспечивает бесперебойную работу проектов, начиная от документации и рекомендаций и заканчивая соблюдением целевых стратегий и показателей. Международный день PMO призван выразить заслуженную признательность людям, которые работают в этих офисах, управляют этими проектами, поддерживают все в порядке и выполняют задачи, которые помогают добиться успеха крупных организаций.

PMO — это агентство, группа или отдел внутри компании, который устанавливает и поддерживает стандарты для различных проектов, и поэтому они функционируют как важная часть многих крупных организаций и государственных учреждений. История этих офисов началась более века назад, когда странам необходимо было управлять своими сельскохозяйственными ресурсами. С тех пор обязанности и функции таких групп изменились, и в начале 20 века начал использоваться термин «офис управления проектами».

Офисы управления проектами, программами и портфелями – жизненно важны для разработки и проведения организационных изменений.

Первый Международный день РМО состоялся в мае 2023 года. Теперь он проводится ежегодно во второй вторник мая. Идея проведения этого дня возникла годом ранее, на конференции PMO в Лондоне в 2022 году. День был основан для того, чтобы подчеркнуть, продвигать, ценить и отмечать PMO в корпорациях, компаниях, государственные организации и многое другое.

Особый день, посвященный РМО, повышает осведомленность о важности эффективного управления проектами, программами и портфелями, пропагандирует лучшие практики и признает ценную работу профессионалов РМО

Надеюсь, что в этот день мои коллеги, специалисты PMO по всему миру воспользуются этим днем, чтобы уделить немного времени себе и своей команде.

С праздником, друзья!»

Сколько можно… ?

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

«Крайне распространенный вопрос: сколько проектов одновременно может реализовать один руководитель проекта?

Какой максимальный уровень нагрузки для руководителя проекта?

К сожалению, точного ответа на данный вопрос не существует. В зависимости от масштабов проекта может быть и 10 проектов одновременно (если маленькие проектики, то почему бы и нет). А кому-то из руководителей проекта понадобится целая команда управления проектом, состоящая из пяти других пиэмов и менеджеров по направлениям, чтобы реализовать один супер-большой проект.

Однако, в целом, есть пара “золотых" правил.

Желательно, чтобы проекты у одного человека были на разных стадиях жизненного цикла. Так, например, инициация сразу 3-х или 4-х проектов – это очень сложно, и есть вероятность того, что будет упущено что-то важное.

Если есть возможность, то нужно иметь какую-то шкалу объема проекта (с учетом масштаба, сложности и прочего), например, от 1 до 10. Со временем можно будет рассчитать среднее количество «единиц», которые сотрудник сможет выполнять одновременно, при этом, не теряя в качестве.

И самое главное, нужно помнить о том, что ключевой элемент проектной деятельности – это личность руководителя проекта. В сотрудника можно «впихнуть» множество проектов, но только один сотрудник станет в этом множестве эффективным руководителем проекта, другой в лучшем случае, координатором, а кто-то просто прекратит работу и уйдет.

Всё зависит от конкретного человека».

Управлять энергией

Анна Телицына, руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

«Сегодня давайте поговорим о нашей/вашей внутренней энергии. Энергия. Один из самых важных ресурсов.

Вы скажете, что это мало связано с темой управления проектами. Но на мой взгляд, это не так. Ваша внутренняя энергия, горящие глаза и воля к победе - ключевой двигатель вас и вашей команды. Невозможно добиться успеха при разреженной батарейке.

Но управлять энергией значительно сложнее, чем временем. Ее по календарю не посчитаешь. И через розетку не получишь. А как тогда?

Управлять своим уровнем энергии — это комплексная задача.

Она в меньшей степени про задачи, а больше про изучение себя. Необходимо понимать, что вас наполняет и что расходует вашу энергию.

Энергетический ресурс — это как ведро, которое можно наполнять. Но только пока не починишь все дыры — наполнять бесполезно.

Сегодня как раз хотела поделиться про энергетические дыры.

Что больше всего расходует энергию?

У каждого свой набор энергетических дыр, расскажу про некоторые из них и поделюсь своими.

1. Недостаток сна, вредные привычки, переутомление
2. Сожаления о неправильном выборе/решениях
3. Страхи, переживания о том, что еще не случилось или может не получиться
4. Деструктивное общение с теми, кто вас обесценивает
5. Сравнение себя с другими, перфекционизм по отношению к себе, стремление к несуществующему идеалу,
6. Непринятие перемен, сопротивление неизбежным изменениям
7. Нерешенные вопросы и незавершенные дела.

Лично мои самые главные энергетическаие дыры - катастрофическая нехватка сна, нерешенные вопросы и незавершенные дела.

Нерешенных вопросов и незавершенных дел всегда очень много из всех ролей: руковолителя, ментора, спикера, мамы, хозяйки дома, владелицы машины, загородного дома и/ или участника разных проектов. И как следствие, катастрофическая нехватка сна. Пока не получается со всеми делами и задачами справиться, но я учусь.

Как я это представляю в идеальном мире?

Это просто. Ровно по книжке Дэвида Аллана «Как привести дела в порядок». Я даже скачала приложение Things для телефона и ноутбука для того, чтобы разбирать дела и управлять ими.

Крутой инструмент. Понятная методика. Если делать — все получается, я пробовала. Но недолго.

Теперь вы знаете мою главную энергетическую дыру, а какая у вас?»

Обсудить с экспертами эти и другие темы, связанные с практикой проектного управления, а также предложить свой материал для публикации, можно на площадке СППУ.

Вступить в сообщество можно по ссылке.